Правила хранения трудовых книжек в организации

Автор статьи: Семенов А.В.

Основные факты рабочей биографии человека отображаются в его трудовой книжке. Она является одним из обязательных документов, предоставляемых соискателем работодателю при приеме на работу. Оценив отображенную в нем информацию, можно понять профессиональное направление деятельности человека и его квалификационный уровень. По количеству выговоров и поощрений, которые также фиксируются в документе, определяется порядочность человека, дисциплинированность и его желание трудиться.

Трудовая книга важна и после окончания трудовой деятельности. Сведения из нее берутся при расчете пенсионного обеспечения. Важность документа обуславливает предъявление высоких требований к оперированию им. Каковы правила ведения и хранения трудовых книжек?

Общая информация

Трудовая книжка заполняется после оформления трудового договора. В обязанности работодателя входит организация проведения процедуры в отношении сотрудников, проработавших более пяти дней при условии, что их деятельность у субъекта хозяйствования является основной. В документ необязательно вносить информацию о работе по совместительству, однако если работник желает, чтобы данные были зафиксированы, то руководитель компании не вправе отказать ему в такой просьбе. Ситуация актуальна, когда человек занимает должность по совмещению, которая по рангу выше его основной специальности. Форма и порядок ведения и хранения трудовых книжек утверждены на законодательном уровне. Они не могут быть изменены или скорректированы локальными актами.

Кто может быть ответственным лицом

Трудовые книжки оформляются и заполняются представителями отдела, ориентированного на решение кадровых вопросов.

Хранение возлагается, как правило, на его руководителя. Делопроизводство в кадровом отделе должно быть разделено по зонам ответственности, определяемыми подразделениями или операциями. При численности работников на предприятии в количестве, меньшем, чем 100 человек, обязанности по кадрам работодатель может возложить на сотрудника, относящегося к руководящему составу. Если в компании трудится меньше 30 человек, то кадровые обязанности могут быть вменены секретарю или бухгалтеру. При небольшом штате вопросами по кадрам может заниматься руководитель субъекта хозяйствования.

Назначение ответственного

Руководитель компании отвечает за все организационные вопросы, имеющие отношение к ее функционированию, и сфера кадрового делопроизводства не является исключением. В его праве делегировать свои обязанности работнику, который, по мнению руководства, может справиться с поставленными задачами. В зависимости от численности работников на предприятии и от показателей «текучки», уполномоченный представитель работодателя может:

• заниматься только кадровыми вопросами с освобождением от других видов работ;
• выполнять работу по совместительству, что предполагает ее оплату;
• осуществлять деятельность параллельно со своей основной работой без доплаты.

Как хранить ТК

Трудовая книга оформляется или заводится не позднее пяти дней с даты приема человека на работу. При ее заполнении должны быть учтены правовые основания и применены стандартные формулировки. В документе не должно быть исправлений и помарок. Все записи должны быть читаемы. Оформленная книга регистрируется в журнале учета, после чего размещается в месте хранения.

Трудовые книжки трудоустроенных граждан хранятся у работодателя на протяжении всей их трудовой деятельности в компании. В этот период ответственность за сохранность документов несет работодатель. Они могут быть выданы на руки только при увольнении или для оформления пенсии, поскольку ПФ требует предъявления оригинала документа. Во время нахождения его у пенсионера или у безработного гражданина, ответственность за хранение книги он несет лично. Факт передачи книжки всегда документально фиксируется с отображением подписи его владельца и уполномоченного представителя работодателя.

Где хранить трудовые книжки работников

Вопрос о хранении трудовых книжек рассмотрен в правовых актах. В их положениях определено их отношение к документации, подлежащей строгому учету и контролю. Исходя из этого, можно сделать вывод, что место хранения подобных бумаг должно быть оборудовано для обеспечения максимальной защиты. К нему не должны иметь доступ лица, не имеющие отношения к кадровой службе. Такие условия можно обеспечить в сейфе или в несгораемом шкафу.

Стоит отметить, что сведения, отображенные в трудовой книжке, имеют отношение к категории персональных данных, поэтому работодатель должен владеть информацией о том, как хранить трудовые книжки. Недопустимо их складирование на открытых полках, к которым многие сотрудники имеют доступ. Правовыми последствиями может обернуться не только утеря документов, но и завладение личными данными каким-либо человеком по причине ненадлежащего хранения бумаг.

Хранение бланков

Бланк трудовой книжки является ее основой, на которой отображается персональная информация о человеке. Документ не несет в себе такой ценности, как его заполненная версия. По этой причине, жесткие правила хранения трудовых книжек, не распространяются на их бланки. Они могут быть расположены в любом месте, удобном для уполномоченного их заполнять сотрудника. Если бланки подвергаются порче или утери, то работодателю придется приобрести новую документацию. Такие события не будут иметь никаких правовых последствий. Испорченные бланки списываются актом и подлежат уничтожению в соответствии с принятым на предприятии порядком для подобной процедуры.

Ответственность

После передачи трудового документа представителю кадровой службы для оформления, на него возлагается ответственность за его хранение.

По закону она распространяется и на работодателя, который обязан контролировать процесс делопроизводства по предприятию. Ответственность снимается после передачи документа его владельцу лично в руки. Работодатель обязан предоставить увольняемому работнику книжку в последний рабочий день. В ситуациях, когда она хранится в другом населенном пункте, допускается продление времени до трех дней. За несвоевременно выданный документ, работодатель может быть привлечен к ответственности.

Оформление распорядительной документации

Работодатель назначает работника ответственным за кадровое делопроизводство приказом. Он оформляется в соответствии со стандартными правилами, регламентируемыми локальными и федеральными правовыми актами. Форма документа разрабатывается на предприятии и применяется при оформлении подобной документации. Приказ должен быть зафиксирован в регистрационной книге. С его содержимым необходимо ознакомить работников, которые в нем были упомянуты. Распорядительная документация не составляется работодателем, если кадровые обязанности он выполняет самостоятельно.

Акт приёма-передачи ответственности

Назначение и смена ответственного лица за хранение трудовых книжек в организации сопровождается оформлением акта, которым предоставляется право распоряжения, и возлагаются определенные обязательства.

Он составляется комиссией из незаинтересованных лиц на основании приказа о возложении полномочий. В документе необходимо отразить информацию о председателе и членах комиссии, о работнике, которому передают полномочия, а также о дате, с которой они распространяются. В акте указывается перечень сотрудников, трудовые книжки которых передаются на хранение ответственному лицу. Для удобства сотрудников можно включать в список в алфавитном порядке или классифицировать их по подразделениям.

Владельцы трудовых книжек, которые находятся на руках у работников в момент оформления акта, вносятся в список последними с указанием идентификаторов заместительного документа. Акт подписывается членами комиссии и работником, принимающим полномочия. Его передача также фиксируется в акте с указанием работника, которому передаются бумаги на хранение. Если замена ответственного лица не найдена, то вся документация передается руководителю компании. В такой ситуации понадобится оформление еще одного акта, после назначения ответственным другого работника.

Оперирование с трудовыми книгами работников филиала компании

Трудовые книги работников, осуществляющих деятельность в филиалах, обычно сохраняются в центральном офисе компании, в котором они заполняются уполномоченными представителями. После подписания трудового соглашения книга передается на ответственное хранение до момента увольнения работника, после чего документ возвращается владельцу. Нюансы с его оперированием связаны с необходимостью решения вопросов транспортировки и обеспечения временного хранения на территории филиала, а также со сроками выдачи. Стоит отметить, что если в филиале отсутствуют условия для обеспечения надежного хранения документа, то работодатель не может дать гарантий их сохранения.

Если субъект предпринимательства и его филиал расположены в разных населенных пунктах, то оформление соискателя на должность в филиале, будет произведено на его территории. Поэтому руководством должны быть обеспечены соответствующее хранение бумаг до момента их отправки, а также безопасная транспортировка. В таких условиях передача документа из центрального офиса в отделение филиала может затянуться, что станет причиной невозможности возврата книги уволенному работнику в срок и, как следствие этого, вероятных претензий о нарушении прав работодателем.

Срок хранения трудовых книжек работников

Правовыми актами определены сроки хранения трудовых книжек работников, с которыми оформлены договора о сотрудничестве, на протяжении их действия.

Разрыв соглашения происходит в случае увольнения работника. Это событие должно сопровождаться выдачей человеку его трудового документа в последний день работы. Если, ввиду определенных причин, уволившемуся работнику трудовая книга не была выдана, то она откладывается в другое место для хранения.

Владелец документа должен быть уведомлен о необходимости решения документальных вопросов. Если он на протяжении трехмесячного периода не смог или не посчитал нужным явиться за документом, то в книге ответственное лицо фиксирует факт неявки за документом. Подобная запись делается в личной карточке бывшего работника и в регистрационном журнале. В личное дело человека необходимо вложить документы, подтверждающие, что работодатель принял все меры уведомительного и предупредительного характера с целью передачи трудовой книги ее владельцу. Она приобретает статус невостребованной и хранится отдельно, но в том же шкафу, что и все трудовые документы, на протяжении двухлетнего периода. После его истечения документ передается в архив предприятия, в котором необходимо обеспечить его хранение на протяжении 50 лет.

Итоги

Оперирование с трудовыми книжками требует повышенного внимания ответственных лиц. Допущение ошибок в документе, нарушение правил его хранения, потеря или порча, могут иметь серьезные правовые последствия для обеих сторон трудового сотрудничества. Для их предупреждения следует придерживаться требований локальных, муниципальных и федеральных регламентов.