Что означает признак 1 и 2 в справке 2-НДФЛ

Автор статьи: Семенов А.В.

У бухгалтеров и индивидуальных предпринимателей, которым приходится заполнять форму 2-НДФЛ, часто возникают вопросы на тему правильного заполнения этого документа. В этой статье мы разберем, что означает признак 1 в справке 2-НДФЛ, признак 2 и какую информацию вносить в эту строку.

Введение

Согласно законам РФ, каждый гражданин обязан платить налог с получаемого дохода. Делается это разными способами: за ИП платит он сам, за работника: работодатель, за бюджетников: государство. Этот налог должны платить как ИП, так и юридические лица, какой бы формой собственности они не владели. И первые, и вторые обязаны подавать в ФНС отчетность по форме 2-НДФЛ, сообщая, в каком размере были оплачены налоги и различные вознаграждения. В данной форме есть пункт “Признак”, в который требуется поставить цифру “один” либо “два”. Рассмотрим, что именно необходимо вносить и в чем именно отличия между этими признаками.

На что указывают признаки

ИП или ООО, подавая декларацию, должны внести в нее информацию по следующим признакам:

1. Единица ставится в случае, если в документ вносится выплачиваемая работникам заработная плата и, соответственно, удерживаемые с нее налоги.
2. Двойка ставится, если в документ вносится размер доходов, полученных физлицом, с которых сборы не взимались.

Поле “признак” стоит сразу после шапки “Справка о доходах физлица” и дат. В него вносится только число, ничего больше писать в нем недопустимо.

Важно: в случае если декларация заполняется по требованию сотрудника, то вносить в поле информацию не нужно. Это делается только при подаче в налоговые органы.

Для чего нужно

Этот раздел помогает сотрудникам Федеральной Налоговой службы собрать необходимые данные о плательщиках налогов. В случае, если в раздел вносится цифра “1”, то налоговая просто вносит в базу данных информацию о лицах, которые получают ЗП и соответствующие выплаты. Когда в него внесли цифру “2”, то налоговики собирают базу данных по лицам, которые являются должниками (поскольку выплаты с вознаграждения не сделаны). Напомним, что в форму вносится информация о любых полученных вознаграждениях. К ним относится:

1. Выплата ЗП по договору.
2. Выплата по больничным листам и отпускные. При этом платежи по декретной нетрудоспособности относятся к страховому случаю и не вносятся в декларацию).
3. Полученная сотрудником материальная помощь.
4. Выплаченные работникам дивиденды и премии.
5. Всевозможные отчисления, сделанные по гражданско-правовому договору, а также прочие выплаты.

Согласно действующим нормативам, с каждым видом вознаграждений соотносится уникальный код, и заполняющий должен указать его, чтобы налоговики понимали, какие именно платежи делаются. С общей суммы платится налог в размере 13%, он удерживается в тот же день, когда и совершается сам платеж. Перечисление НДФЛ производится по следующим правилам:

1. По больничным листкам и отпускным платится в последний рабочий день месяца. К примеру, если выплаты были сделаны 15 октября, то НДФЛ нужно заплатить до 31 октября.
2. По остальным видам платежей перечисление делается на следующий рабочий день после фактической выплаты сотрудникам.

В случае если выплаты в бюджет были сделаны, то работодатель оформляет справку и вносит в требуемый пункт признак 1.

Когда удержать налог не удается

При ведении хозяйственной деятельности иногда возникают ситуации, когда работодатель физически не может удержать налог со своего сотрудника. Например:

1. Рабочий получил доход в натуральной (не предназначенной для продажи) форме. Это могут быть продукты питания, одежда, средства гигиены, добыча и пр. При этом налог должен быть удержан с рабочего при первом перечислении денег, но если выплаты постоянно проводились в натуральной форме, то перечисления в бюджет не делаются.
2. Выплаты по договору были сделаны в конце налогового периода, поэтому агент просто не успел перечислить средства до окончания отчетного года. Достаточно распространенная практика, связанная с затягиванием выплат.
3. Работник получает матвыгоду.

Существуют и другие варианты того, когда работодатель не может удержать налог с сотрудника. В этих случаях ставится признак 2 в справке 2-НДФЛ. Что это такое и как классифицируется налоговым органом? Этот код подтверждает, что с дохода физически не был уплачен подоходный сбор.

Нюансы заполнения

Если с кодом 1 все более-менее понятно (в него вносятся все официально сделанные выплаты), то с 2 у многих бухгалтеров и работодателей возникают вопросы. Рассмотрим несколько важных нюансов:

1. В случае если сделанные выплаты были обложены налогом частично, а не в полной мере, то в декларацию нужно внести данные именно о необлагаемой сумме. К примеру, работник получил матпомощь в размере 500 рублей).
2. В документ вносят только те вознаграждения, с которых не был удержан налог. Причем вознаграждения указываются по времени, в который они были выплачены. К примеру, матвыплата январь и пр.
3. В документ вносятся суммы выплат, с которых предприятие не удержало налог на доходы физлиц.

Внимание: перечисленные выше пункты касаются исключительно признака 2. Если по определенным выплатам произошло начисление налога и перевод в бюджет, а по определенным не произошло, то работодатель заполняет две формы с признаком 1 и 2 соответственно. При этом подарки и матпомощь в размере до 4 тысяч рублей налогом не облагаются.

Как и когда подавать отчетности

Работодатель обязан подавать информацию обо всех вознаграждениях (кроме тех, что меньше 4 тысяч) в налоговый орган каждый год. Для подачи установлены следующие сроки:

1. До 1 марта необходимо подать документы по второму признаку.
2. До 1 апреля необходимо подать документы по первому признаку.

То есть вы должны отчитаться за прошедший год до указанной даты по каждому сотруднику. В случае если возникли ситуации, когда налог на доход физлиц начислить не удалось, то в налоговую подаются две справки. При этом в признак первый вносят данные обо всех полученных доходах, даже если по ним и не были сделаны выплаты в бюджет. Подать декларацию можно как в традиционном виде, заполнив вручную форму, так и в электронном. Бумажные справки могут подавать только малые предприятия и ИП, у которых работает меньше 25 сотрудников. Крупные компании сдают их исключительно в цифровом виде.

Внимание: если вы забудете подать 2-НДФЛ или затянете со сроками, то налоговая введет против вас санкции в размере 200 рублей за каждого сотрудника. Кроме того, задержки могут стать обоснованием для проведения дополнительной проверки.

Можно ли допускать ошибки

Теперь вы знаете, что означает признак 2 в справке 2-НДФЛ и что в него вносится. Поэтому разберем,  возможно ли допускать ошибки или путать единицу с двойкой? Налоговая дает однозначный ответ — это недопустимо, если ошибка будет обнаружена, то вас оштрафуют на 500 рублей за каждую поданную декларацию. При этом заполняющий имеет возможность исправить ошибку, не допустив наложения санкций. Рассмотрим, как происходит этот процесс. Существует три варианта справки:

1. Первичная, то есть та, которую заполнил работодатель и направил в налоговый орган. В первичной форме в раздел “номер корректировки” проставляется два нуля.
2. Корректируемая, то есть та, которая потребовала внесения правок. Соответственно, в заданный раздел вносится код корректировки (последовательные числа, к примеру, 04 или 05, если проводится несколько правок).
3. Финишная или аннулирующая. В нужное поле ставится код 99, она отменяет все предыдущие документы и подтверждает, что это финальный вариант.

То есть, по сути, у работодателя или бухгалтера есть возможность исправить допущенные ошибки, и эта услуга действительно работает. Исправление может проходить двумя способами: либо ошибка была замечена после оформления, либо на нее указал сотрудник налоговой. Если все изменить быстро, не затягивая сроки, то штрафные санкции применяться не будут.