Должностные обязанности делопроизводителя секретаря

Автор статьи: Семенов А.В.

Секретарь-делопроизводитель на предприятии — довольно востребованная должность, вакансию которой довольно часто размещают в объявлениях работодатели. Данный работник выполняет довольно важные функции по обработке больших объёмов различной документации. На каждом предприятии существует документооборот, который требует порядка учёта и хранения документов.

Специфическое направление каждого отдельно взятого предприятия зависит от видов его деятельности и количества проходящих внутренних и внешних документов. Виды деятельности предприятия определяются в его Уставе. В государственных структурах — в юридической и муниципальной сферах, даже в области образования (детские сады, школы) и медицины (поликлиники, больницы) присутствует огромный объём документооборота. Подобным образом это касается научной и кадровой деятельности.

Для организации важной стороной в её деятельности является ведение деловой переписки, проведение переговоров, подписание договоров. От этих факторов зависит внутренний объём документооборота. Поэтому востребованность и степень важности работы секретаря-делопроизводителя достаточно высоки.

Чего требует профессия секретаря-делопроизводителя?

На первый взгляд, эта профессия является достаточно скучной и рутинной. Однако, непосредственные обязанности секретаря делопроизводителя — это занятие не только работой с документами, но и коммуникация с партнёрами, клиентами и сотрудниками. Более того, на крупных фирмах объём документооборота достаточно велик и справиться с ним качественно и быстро сможет только профессионал. Поэтому практически любое предприятие содержит штатную единицу секретаря-делопроизводителя. Главные его задачи:

• структурировать, обрабатывать и вести учёт документооборота;
  совершать и принимать звонки, вести переговоры с клиентами;
  заниматься входящей и исходящей корреспонденцией;
• контролировать документацию, оформленную другими сотрудниками;
• отправлять документацию на хранение в архив.

К соискателю, претендующему на должность секретаря-делопроизводителя, предъявляют следующие квалификационные требования:

• иметь соответствующее образование — начальное профессиональное либо среднее полное образование, специальную теоретическую подготовку, знать нормы и правила делопроизводства;
• обладать профессиональными навыками по ведению документооборота;
• уметь обращаться с оргтехникой, свободно владеть компьютером, знать офисные программы;
• вежливо и грамотно общаться с клиентами, партнерами и сотрудниками.

Такие требования касаются делопроизводителя. Обязанности для резюме обычно выставляет работодатель в объявлении для замещения вакантной должности.

Кроме знаний и умений, претендент на должность секретаря-делопроизводителя должен обладать личными качествами, подходящими для данной работы. Идеальным вариантом может быть человек, по характеру и качествам удовлетворяющий следующим требованиям:

• аналитический склад ума, который позволит с максимальной скоростью разбирать большой объем документации и принимать правильные решения;
• способность к концентрации на одной проблеме в течение длительного времени;
• способность к выполнению одновременно нескольких поручений, например, совершать звонки клиентам и обрабатывать документы;
• хорошая память для запоминания большого объёма информации;
• высокое чувство ответственности;
• доброжелательность;
• коммуникабельность;
• грамотная чёткая речь;
• спокойный характер и стрессоустойчивость, на случай если работа требует быстрого темпа и больших объёмов;
• спокойное восприятие критики в свою сторону.

Сотруднику, который отвечает вышеперечисленным требованиям, будет несложно справиться с работой. Но, кроме того, у специальности существуют некоторые медицинские противопоказания:

• аллергия и/или астма на бумажную пыль;
• сердечно-сосудистые заболевания, в частности, аритмическая и гипертоническая болезни, пороки сердца;
• нервные расстройства.

Если со здоровьем у сотрудника нет таких проблем, то для выполнения им работы не должно возникнуть никаких трудностей.

Функции секретаря-делопроизводителя

Крупные фирмы, охватывающие большой диапазон деятельности, имеют возможность содержать в штате как секретаря, так и делопроизводителя. Маленькие и некрупные фирмы с небольшим количеством сотрудников обычно совмещают обе должности в одну — секретарь-делопроизводитель.

Основная задача секретаря — обеспечение нормального функционирования работы руководства путём решения  вопросов организационного и документального характера. Если секретарь совмещает ещё и должность делопроизводителя, то он будет заниматься обработкой документов всего предприятия и дополнительно нести ответственность за эту работу.

Сотрудник, занимающийся только делопроизводством, должен выполнять задачи, касающиеся документооборота. Рассмотрим функции делопроизводителя более подробно.

1. Приём и обработка всей входящей корреспонденции: регистрация писем и направление их согласно классификации адресату. При указании предписаний в письмах — контроль за их исполнением. Ведение записей в журналах и карточках, информация из которых впоследствии необходима для составления банка данных.
2. Сопровождение документации на всех этапах подготовки и оформления согласно правилам и стандартам. Приём, обработка и отправка на архивацию.
3. Строгий учёт отправленной и принятой корреспонденции, необходимый для документационного порядка.
4. Чёткое проведение архивирования документов. Оперативность в нахождении необходимого документа в архиве.
5. Создание и ведение справочной базы с учётом удобного поиска.
6. Контроль за правильностью оформления и подписанием документации во избежание проблем с её аннулированием.
7. Ответственность за весь документооборот на предприятии.

Если в функции сотрудника входит ещё и секретарская работа, то кроме вышеперечисленных обязанностей, ему нужно принимать входящие звонки и обрабатывать их, работать с резолюциями руководства, составлять план работы начальника и решать организационные вопросы и тому подобное.

С данным перечнем обязанностей справится грамотно обученный и подготовленный специалист. Он сможет оптимизировать работу и выполнить её с максимальной скоростью и эффективностью.

Должностная инструкция делопроизводителя на предприятии

Ознакомившись со своей должностной инструкцией, сотрудник обязан её чётко исполнять, поскольку этот документ имеет организационно-распорядительный характер.

Для правильного поведения сотрудника согласно его должностной инструкции, в ней необходимо подробно прописать все должностные обязанности во избежание в дальнейшем возникающих вопросов и противоречий. Должностная инструкция делопроизводителя включает в себя следующие основные разделы.

Общие положения

В данном пункте согласно утверждённому на предприятии штатному расписанию указывается наименование должности, структурного подразделения, в котором работает делопроизводитель. Тут же прописываются квалификационные требования в случае вакансии этой должности. Обязательно указывается порядок назначения и снятия с должности, должностные лица, заменяющие работника в момент его отсутствия.

Должностные обязанности

Должностные обязанности делопроизводителя в организации требуют чёткого и верного их выполнения. Составляя должностную инструкцию, очень важно определить функциональные обязанности делопроизводителя с учётом специфики данного предприятия. Круг обязанностей зависит в основном от величины организации, автоматизации систем и технического оснащения и прочего. В данном пункте необходимо перечислить чем должен заниматься делопроизводитель — приёмом, обработкой, хранением, учётом, архивацией документации. Функциональные обязанности и задачи делопроизводителя были описаны в предыдущем разделе.

Права

Помимо возложенных на делопроизводителя обязанностей, он имеет комплекс прав, которые дают возможность реализовывать свои задачи:

• требовать от сотрудников выполнения резолюций руководителя;
• запрашивать нужную для работы информацию;
• получать доступ ко всем информационным базам предприятия;
• знакомиться с проектами решений руководителя, касающихся деятельности делопроизводителя;
• содействовать руководству и сотрудникам организации любым иным образом.

Ответственность

Если делопроизводитель не выполнил либо выполнил должностные обязанности ненадлежащим образом, на него возлагается ответственность согласно трудовому законодательству. Если причинён материальный ущерб, совершены правовые нарушения в процессе деятельности, то делопроизводитель привлекается к различным видам ответственности: дисциплинарной, материальной, административной, а иногда даже уголовной. Также возлагается ответственность и наказание за разглашение коммерческой тайны предприятия.

Законодательство Российской Федерации не требует точно ограниченного рамками закона составления должностных инструкций делопроизводителя. Наименования разделов и их количество в инструкции может варьироваться. Таким образом, уполномоченные лица имеют право вносить коррективы в текст инструкции на своё усмотрение: дополнять или сокращать некоторые разделы.