Учет денежных средств в кассе

Автор статьи: Семенов А.В.

Предприятие или индивидуальный предприниматель, который работает с наличностью или использует в своей деятельности бланки, которые попадают в категорию строгой отчетности, должен иметь у себя кассу. Она используется для сбережения наличных средств, для их приема и выдачи, хранения различных финансовых документов и бланков. В этой статье мы разберем, как проводится учет денежных средств в кассе, как проходит ее проверка и какие ошибки может допустить кассирша в процессе работы.

Когда необходима инвентаризация

Работа кассы регулируется указаниями, инструкциями и нормативами Министерства Финансов. Оно же регламентирует и правила проведения различных действий с кассой. Ее инвентаризация проходит по следующим причинам:

1. При обнаружении хищений или в случае подозрения на недостачу матценностей.
2. При ЧС или во время стихийных бедствий (землетрясение, пожар, наводнение и пр).
3. При замене материально ответственных сотрудников, их увольнении или перестановке.
4. В случае реализации материальных ценностей компании или передачи их в аренду, а также в случае преобразования компании из одной в другую форму собственности.
5. При подписании годового бухгалтерского отчета.
6. Во время реорганизации или закрытии компании, а также в других ситуациях, предусмотренных законами России.

Внимание: компания может самостоятельно назначать ситуации, в которых проводится инвентаризация денежных средств в кассе. Для этого составляются локальные приказы или распоряжения. К примеру, можно проводить проверку раз в квартал или раз в полгода.

Документальное сопровождение

Существует два варианта проверки: локальный и внешний. Локальный проводится ответственными сотрудниками предприятия с целью установления сохранности материальных и денежных средств. Внешний проводится сотрудниками контрольно-ревизионных органов в ходе проведения выездной проверки. Рассмотрим эти ситуации подробнее.

В случае внутреннего контроля локальным приказом руководитель назначает инвентаризационную комиссию, в полномочия которой входит как контроль за материально-техническими ценностями, так и за состоянием кассы. Как правило, в состав комиссии входит бухгалтер (или главбух), руководитель (гендиректор, заместитель), экономист или юрист (или иное ответственное лицо). Минимальный состав комиссии — 3 человека. Если во время проведения проверки кого-то из членов не будет на рабочем месте, то она считается нелегитимной, а результаты учета — недействительными. Перед тем как начать проверку, глава комиссии или бухгалтер получает приходные и расходные кассовые ордера по установленной законом форме. Их необходимо составить в день проведения операций с кассой, которые еще не внесли в книгу. Затем члены комиссии приступают к проверке содержимого, попутно заполняя два документа:

1. Сличительную ведомость бланков строгой отчетности.
2. Инвентаризационную опись денежных средств, хранящихся в кассе.

В первый документ вносятся данные о имеющихся в наличии бланках и финансовых документах. Также ставятся отметки об обнаруженных расхождениях, если таковые имеют место быть. В опись денежных средств вносится суммы наличности, присутствующей в кассе. Суммы прописываются прописью и цифрами, в случае нахождения расхождений (как недостачи, так и излишков) данные вносятся в документы (ведомость расхождений). После оформления этих бумаг составляется акт инвентаризации, в который вносятся итоги проверки.

Принципы проверки

Инвентаризации проводятся в несколько шагов. Основные пункты таковы:

1. Проверка первичных документов и правильности их оформления, проверка выписок по лицевому счету.
2. Проверка (как полную, так и выборочную) журнала операций с деньгами и ценными бумагами.
3. Проверка правильности оприходования наличности, поступающей из различных источников.
4. Проверка легальности списания наличности на целевые расходы.
5. Ревизия сохранности наличных денег.
6. Ревизия правильности и своевременности внесения записей в контрольно-кассовую книгу.
7. Ревизия количества наличных денег в кассе (для каждого предприятия устанавливаются лимиты на количество денежных средств).
8. Ревизию наличия локального договора, который устанавливает должность кассира и фиксирует его, как материально ответственное лицо.

Внимание: при проведении контроля необходимо учесть все, что находится в кассе. В ней может находится не только наличность, но и ценные бумаги, документы строгой отчетности, авиабилеты, векселя, почтовые марки, путевки для сотрудников и пр.

Для чего проводится проверка

Проверка с последующим составлением акта инвентаризации денежных средств в кассе позволяет проверить работу кассира, а также установить, какие именно материально-денежные средства на данный момент в ней присутствуют. Вы узнаете, правильно ли работает касса, нет ли в ней неустановленных материальных ценностей и не превышает ли размер денежных средств введенного лимита (нарушение лимита допускается в день выдачи зарплаты или крупной сделки).

Внимание: согласно распоряжению Министерства финансов в организациях (как частных, так и государственных) устанавливается лимит на максимальную сумму наличности. При превышении лимита деньги передаются в финансовое заведение путем инкассации и проставлении необходимой заметки в кассовой книге.

Передачу не нужно осуществлять, если лимит превышается в праздничный день или выходной. К примеру, если вы работаете на Новый год, то вы просто не сможете сдать деньги в банк, поскольку он открывается только после праздников. Отметим, что лимит может меняться в зависимости от экономической ситуации и обоснованности: данную норму меняет руководитель компании соответствующим приказом. В целом инвентаризация проводится с целью контроля за отсутствием ошибок. В случае если произошло ЧП или ограбление, инвентаризация позволяет понять, что именно было похищено и утеряно, и при наличии страховки обратиться в страховую компанию для получения необходимых компенсаций.

Как быть в том случае, если кассир заболел, вышел в отпуск, отправился в командировку или по каким-то другим причинам отсутствует на рабочем месте? В этом случае обязанности кассира перекладываются на другое лицо, причем документальное подтверждение процедуре не требуется. Достаточно просто ознакомить работника с должностными обязанностями кассира под подпись. Отдельно рекомендуется составить приказ на назначение заместителя тем числом, которым кассир не выходит на рабочее место.

Пример: кассир Степанова Тамара берет отпуск по семейным причинам с 20 по 22 октября 2018 года. Она составляет заявление на имя руководителя и согласовывает рабочие моменты. Руководитель издает приказ о возложении обязанностей кассира на Тарковскую Ирину, который датируется 19 октября. Параллельно с приказом Тарковская знакомится с новыми должностными обязанностями и подписывает их. Она может выполнять эти обязанности как дополнительно от основной работы, так и вместо них.

Как правильно заполняются ордера

Во время работы кассы ответственное лицо оформляет расходные и приходные кассовые ордера. Разберем, какие ошибки часто допускают должностные лица при их оформлении. Чаще всего складывается ситуация, когда кассир забывает подписать их или же подпись не ставят сотрудники, которые вносили денежные средства или получали их из кассы. Напомним, что согласно действующим правилам ордера подписываются бухгалтером или главным бухгалтером, а в случае их отсутствия или занятости кассиром или руководителем предприятия. Нередко возникают ситуации, особенно в малых компаниях, когда руководитель является и кассиром, и бухгалтером, поэтому он подписывает документы во время ведения хозяйственной деятельности.

У ответственного за кассу должна быть печать, на которой указываются реквизиты компании. Также у него должны быть образцы подписи ответственных лиц, которые уполномочены подписывать соответствующие бумаги, чтобы при необходимости он мог определить их подлинность. Если кассой занимается руководитель, то образцы подписей сотрудников не нужны.

В ордерах обязательно должны отображаться необходимые реквизиты, чтобы он подлежал последующему бухгалтерскому учету. Также на нем должны быть соответствующие подписи и печать (ответственного лица, бухгалтера, руководителя). Учтите, что без подписей бухгалтера большинство документов не считаются действительными. Исключением являются лишь те, которые подписываются главой государственных органов и местного самоуправления. При получении ордера ответственное лицо должно проверить:

1. Есть ли в наличии приложения, которые указываются в документе.
2. Правильно ли они оформлены, совпадают ли суммы, наименования, реквизиты.
3. Есть ли на бумагах подписи бухгалтера и разрешительные подписи ответственных лиц (обычно это руководитель или гендиректор).

Если хоть одно из вышеуказанных правил нарушается, то кассиру не разрешено принимать ордер. Он возвращает их соответствующему лицу или передает в бухгалтерию с обоснованием того, что бумаги не оформлены должным образом. Если ошибок нет, то ордера пускаются в дело. По ним получают или выдают денежные средства, после чего кассир ставит свою подпись и штамп с оттиском «Оплачено». Также на нем проставляется полная дата операции.

Внимание: на ордерах не допускается наличие исправлений или грубых помарок. Если в ходе оформления они были допущены, то придется переделать его заново.

При обнаружении каких-либо неточностей или расхождений как в большую, так и в меньшую сторону в бланк инвентаризации денежных средств в кассе вносятся соответствующие данные. Отметим, что несмотря на прозрачность и неоднократную описанность ситуации у предпринимателей и даже проверяющих органов частенько возникают вопросы касательно правильности оформления бумаг. В частности, нередко проверяющие придираются к тому, что после штампа «Оплачено» и даты в ордере кассир не ставит свою подпись.

Нужно знать, что этот вопрос регулируется нормативом от 98 года «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации». В нем указано, что ордер может оформляться как вручную, так и при помощи соответствующего программного обеспечения с последующей распечаткой на принтере. На нем должен стоять подпись бухгалтера и кассира, документ выпускается в одном экземпляре. У приходного ордера схожая ситуация: его должен подписать бухгалтер или уполномоченное лицо, а также кассир. Отдельно на него ставится печать и данные заносятся в журнал регистрации. Затем ордер передается лицу, которое сдает деньги в кассу. В документ вносятся следующие данные:

1. В раздел «Основание» нужно прописать название проводимой операции.
2. В раздел «В том числе» вносится цифровая сумма налога на добавленную стоимость. В случае если платеж не облагается налогом на добавленную стоимость, то делается соответствующая запись.
3. В раздел «Приложение» вносятся данные о первичных и вторичных документах, которые прилагаются к ордеру. В раздел вносятся как названия документов, так и их номера и даты подписания.
4. В раздел «Кредит» вносится информация о подразделении, которое получает деньги.

Как видите, никакого требования о подписи кассира после штампа нет — он расписывается только в соответствующем поле и заполняет другие разделы. Поэтому, если налоговики или другие проверяющие начнут говорить, что это нарушение, процитируйте им положение и сообщите, что они ошибаются. В целом при заполнении ордеров и актов инвентаризации нет ничего сложного. Нужно просто следить за правильностью вносимых данных и соблюдать процедуру. Обязательно назначьте комиссию, которая может проводить инвентаризацию, проконтролируйте, чтобы все ее члены расписались в бумагах, иначе они будут нелегитимными и проверяющие смогут применить санкции.