Спецификации на поставку товара: образец

Автор статьи: Семенов А.В.

Сегодня большинство предпринимателей при ведении хозяйственной деятельности используют договор поставки. Он является наиболее распространенным вариантом отношений. При этом многие бизнесмены не знают, как его правильно составить. Рассмотрим, как составляется спецификация к договору поставки (образец будет приведен в конце страницы), а также разберем основные нюансы его подписания.  

Введение

Для того чтобы двум предпринимателям или компаниям работать друг с другом, им нужно заключить определенное соглашение. Договор является наиболее распространенным соглашением, которое действует между двумя сторонами. Он имеет полноценную юридическую силу и предусматривает ответственность покупателя или поставщика при нарушении каких-либо договоренностей. Главное — правильно составить его, с учетом всех особенностей и нюансов.

К договору может прикладываться специальный документ, который уточняет и описывает определенные пункты соглашения. Все предприниматели, которые работали с поставками, знакомы с таким термином, как «спецификация», но многие не знают, как правильно ее составлять и на что обращать внимание, если ее предлагают подписать. Итак, термин представляет собой приложение к действующему договору, выполненное в письменной или печатной форме. В него вносится вся необходимая информация по поставке: детальное наименование продаваемого/покупаемого товара, его общее количество, ключевые параметры и пр. Данную информацию редко вносят в сам договор, поскольку она является специфической и усложняет понимание текста как юристами, так и ответственными лицами. При этом теххарактеристики продукции могут изменяться со временем или в процессе доработки, и чтобы не перезаключать сам договор, описание продукции выносят в отдельное приложение. Если в ходе сотрудничества двух сторон будут изменены качественные и количественные характеристики товара, то принятые изменения вносятся в спецификацию (приложение). В нее можно ввести не только характеристики конкретного товара, но и график поставки продукции, общие объемы и пр.

Что вносится в спецификацию

Теперь вы знаете, что такое спецификация к договору поставки. Разберем, что именно в нее вносится.

Внимание: российское законодательство не предусматривает единую форму составления спецификации к договору поставки, поэтому индивидуальные предприниматели оформляют их в произвольной форме.

Несмотря на это, нужно придерживаться общих рекомендаций, чтобы она выглядела стандартизовано и не вызывала вопросов у другой стороны или суда в случае возникновения спорных ситуаций или взаимных претензий. Рассмотрим, что должно входить в документ по умолчанию, если в вашем шаблоне отсутствуют какие-то пункты или присутствуют лишние, то вы можете подкорректировать его, внеся соответствующие изменения. Учтите, что необязательно подстраиваться под наши рекомендации, поскольку многое зависит от вида и типа товара — в некоторых случаях необходимо детальное описание. Классическая форма документа — в виде таблицы, состоящей из восьми столбцов. Некоторые предприниматели делают не таблицу, а просто список из восьми пунктов, но это снижает удобство использования документа. В него нужно занести следующие данные:

1. Нумерацию товара (заполняется от 1 до конечного числа, к примеру, 1, 2, 3, 4, 5 и пр.).
2. Название товара в форме, указанной в накладной. Необходимо указывать полное название товара, а не сокращение, например, не просто «краска», а «эмаль алкидная ПФ-115 черный глянец».
3. Соответствие поставляемого товара требованиям государственного стандарта.
4. Единицы, в которых измеряется продукт (штуки, килограммы, литры и пр.).
5. Количество продукции, которая поставляется согласно договоренностей.
6. Сумма поставки. В данную сумму не включается НДС.
7. Сумма налога на добавленную стоимость.
8. Общая сумма с учетом НДС.

В случае если поставка оплачивается отдельно, то в образец спецификации на поставку товара могут вноситься и дополнительные предложения. К примеру,  доставка на объект — 300 рублей, упаковка товара — 150 рублей и пр. Принимающая сторона получает спецификацию на руки и по ней производит приемку товара. Чем детальнее и точнее будет описание, тем меньше вероятность, что возникнут недоразумения при приемке продукции или ее отгрузке.

Внимание: если договор поставки включает в себя технически сложные конструкции или товары, то к нему может прикладываться техническая спецификация, в которую вносятся необходимые характеристики и особенности. Зачастую это касается офисной или серверной техники, поставки материалов и оборудования на заводы или на ответственные участки.

Правила заполнения

Поскольку вы уже знаете, для чего нужна спецификация, то разберем, как принято ее заполнять. Главное правило:  в договоре нужно указать ссылку на приложение, а также прописать, что спецификация является неотъемлемой частью договора. Ее создают на отдельном листе (она не должна присутствовать в теле договора, это дополнение к нему). Обе стороны отдельно подписывают договор и отдельно приложение до того, как сам процесс передачи товаров произойдет. Соответственно, все характеристики и количество продукции согласуется на этапе заключения договора, а не по факту передачи. Чем точнее прописаны характеристики, тем меньше вопросов и недопониманий возникнет в процессе передачи, и тем ниже вероятность судебных исков и разбирательств из-за того, что кто-то кого-то неправильно понял.

Внимание: если спецификация не подписана двумя сторонами или подписана только одной стороной, то она не является действительной. После подписания документа двумя сторонами, он обретает юридическую силу и является обязательным для исполнения.

Договор поставки и приложение составляются в двух экземплярах, каждый из которых подписывается двумя сторонами. В документе должны присутствовать:

1. Шапка, в которую вносится информация о документе: дата, в которую подписана бумага, название документа и к какому договору он относится. Помните, что у компании может действовать несколько договоров с одним и тем же поставщиком, поэтому нельзя путаться в них, чтобы избежать недоразумений в будущем.
2. Реквизиты двух сторон. Мы рекомендуем вносить реквизиты полностью, без сокращений (кроме общепринятых, таких как г. — город, ул. — улица и пр.). Указывается название поставщика и покупателя, причем два раза, один раз в тексте, второй — в реквизитах. Соответственно, названия должны совпадать во всех местах, в том числе и в самом договоре.
3. После согласования форму подписывает две стороны, при необходимости ставятся печати и дата подписания.

В случае если поставщик поставляет товары не в полном объеме или ненадлежащего качества, то покупатель имеет право либо не принять их, потребовав исправления сложившейся ситуации, либо задействовать штрафные санкции против поставщика за нарушение условий договора. Чтобы избежать неприятностей, связанных с падением качества поставляемой продукции, рекомендуем заключать договора на поставку, разбивая их на периоды. К примеру, вы покупаете у компании «Евразия» ткани для пошива одежды. Вы заключаете договор на поставку тканей сроком на один год, но при этом дробите его на периоды в квартал или месяц, указывая в приложении нюансы каждой конкретной сделки: сроки поставки, сроки платежа, условия доставки, требования к качеству, период поставки и прочее. В случае если произойдет нарушение, то договор может быть расторгнут с минимальными временными потерями.

В целом мы рекомендуем, чтобы договор и приложение составлял опытный юрист, который учтет все возможные нюансы и предложит эффективные пути их решения. При необходимости вы сможете скачать бланк спецификации к договору поставки по данной ссылке, используйте его в готовом виде или подкорректируйте с учетом особенностей вашего направления деятельности.