Пример приказа об утверждении штатного расписания

Автор статьи: Семенов А.В.

Штатное расписание составляется на конкретную дату, которой обычно являются первые числа начала года. Документ вводится в действие распорядительной документацией, в которой должны быть отражены основные его положения. В штатное расписание следует своевременно вносить изменения по мере необходимости, связанной с изменениями в производстве, обусловленными увеличением объёмов работ, корректировкой структуры предприятия, или величины составляющих элементов оплаты труда.

Что такое штатное расписание

Штатное расписание является документом, отражающим структуру формирования штата наёмных работников, осуществляющих реализацию производственной деятельности на предприятии.

В нём также регламентируется численность сотрудников, с указанием наименования занимаемой должности или профессии, а также информации о должностных окладах, на основании которых формируется фонд оплаты труда субъекта предпринимательской деятельности. Трудовое законодательство не обязует работодателей составлять документ, однако Правительственные Постановления относят его к категории первичной учётной документации, которая должна присутствовать у каждого субъекта хозяйствования любой формы собственности, при условии использования наёмного труда.

Порядок утверждения штатного расписания

Простота составления документа обуславливается уже разработанной и утверждённой его формой унифицированного типа Т-3. Кадровому специалисту остаётся внести в неё структуру наёмных работников предприятия, определить и согласовать с руководством оптимальное количество сотрудников, которые бы выполняли бы производственные задачи, ведущие к реализации предпринимательской идеи. Важно указать порядок формирования заработной платы, которая может состоять из должностного оклада и дополнительной оплаты в виде премий и надбавок. После составления документа и согласования его с руководителем субъекта хозяйствования, следует утвердить его приказом.

Порядок документооборота в сфере распорядительной документации

Нормативно-правовые акты определяют отношение штатного расписания к документации учётного характера первичной категории. Приказ о её утверждении является распорядительной документацией, относящейся к основной деятельности предприятия, что обуславливает необходимость подписания документа первым руководителем субъекта хозяйствования или его уполномоченным лицом.

Приказ об утверждении штатного расписания оформляется на фирменном бланке компании. В документе отсутствует раздел, регламентирующий основания его составления. Также не нужно в него вносить дополнительных пояснений. Распорядительная документация начинается со слова «приказываю». Стоит отметить, что составитель документа может внести в него констатирующую часть, что является необязательным, а её отсутствие не будет считаться нарушением.

Поскольку отсутствует унифицированная форма распорядительной документации в этой сфере, то представитель субъект хозяйствования вправе оформлять его в произвольной форме. Предварительно следует изучить образец приказа об утверждении штатного расписания, который наверняка уже имеется в архиве предприятия.

С приказом необходимо ознакомить всех лиц, которых он касается, то есть всех сотрудников предприятия. Обязательна его регистрация в журнале регистраций распорядительной документации, касающейся основной деятельности. Законодательные нормы обязуют хранить его на предприятии постоянно, вместе с основной первичной учётной документацией.

Пример приказа об утверждении штатного расписания

В распорядительной документации должны содержаться обязательные разделы:

• название субъекта хозяйственной деятельности;
• наименование документа — приказ;
• дата и место оформления документа;
• информирование о содержании документации — об утверждении штатного расписания;
• слово «приказываю»;
• утверждение штатного расписания;
• указание количества предусмотренных документом штатных единиц, которому соответствует определённая запланированная сумма статьи расходов, относящаяся к фонду оплаты труда;
• дата, с которой актуально действие документации;
• возложение контроля за исполнением приказа (обычно на кадрового сотрудника);
• подпись работодателя и дата подписания документа;
• приложение — штатное расписание.

Как внести изменения

В процессе функционирования предприятия, могут произойти изменения в сфере сотрудничества с наёмными работниками. Они могут касаться:

• переименования структурных подразделений;
• смены названия должностей и профессий;
• изменения окладов;
• вменение работникам должностных обязанностей;
• добавление или сокращения количества наёмных работников.

Каждый случай требует отдельного оформления кадровой документации. Это обуславливает актуальность для работодателя вопроса о том, как правильно внести изменения в штатное расписание и утвердить новое. Изменение штатного расписания требует оформления нового документа по форме Т-3. Допускается внесение незначительных изменений в него посредством дополнений, утверждённых распорядительной документации.

Изменение в названии должности

Название должности является частью трудового соглашения, изменение условий которого требует предварительного получения согласия работника на такие действия. Оформление распорядительной документации возможно только через два месяца после завершения процедуры ознакомления с планируемыми изменениями.

Смена наименования или структуры производственных подразделений

Смена названия структурного подразделения не требует оформления согласия работника на такие действия работодателя, в случае, если трудовые обязанности сотрудника остаются без изменения. Однако, с целью снижения риска возникновения проблемных ситуаций с проверяющими органами, рекомендуется придерживаться 73 статьи Трудового Кодекса и не пренебрегать действиями, кажущимися лишними, касающимися предварительного ознакомления работника с грядущими переменами.

Изменения в оплате труда

При изменении окладов, в большую или меньшую сторону, работодателю не только придётся инициировать процедуру оформления уведомления работников о планируемом событии, но и подписывать с ними дополнительное соглашение к трудовому договору. К составлению приказа кадровый сотрудник может приступить только после выполнения законодательно предусмотренных процедур.