Приказ об удержании из заработной платы работника: образец

Автор статьи: Семенов А.В.

В некоторых случаях бухгалтерия может удерживать средства с зарплаты работника, равно как и предприниматель, у которого есть наемная рабочая сила. Но не все знают, как правильно это сделать. В данной статье мы разберем, как составить приказ, как, вообще, протекает процесс и приведем образец приказа на удержание из заработной платы за ущерб или при переплате за предыдущий период.

Когда проводятся удержания

Рассмотрим, в каких случаях могут проводиться удержания с ЗП. Этот процесс следует проводить согласно с требованиями ТК РФ, иначе процедура может быть обжалована в суде, а предприниматель, нарушивший закон, будет привлечен к административной или уголовной ответственности. Процедура проводится в следующих случаях:

1. На регулярной основе.
2. Делающиеся на основании пожелания работника (он должен написать соответствующее заявление).
3. Делающиеся на основе пожелания работодателя.

Все эти случаи детально рассмотрены в трудовой кодексе, налоговом кодексе и различных нормативных актах РФ. Так, к ключевым вычетам относится НДФЛ, который составляет 13%, но при этом есть определенные нюансы при произведении расчета. Например, налог на доходы физлиц высчитывается из полной зарплаты, то есть из той суммы, которую начисляют по факту, но в некоторых случаях работники могут получить определенные вычеты. Обычно их дают тем, у кого есть несовершеннолетний ребенок, у кого ребенок учится в университете и пр.

Второй вариант вычетов: работа с исполнительными листами. Если на сотрудника наложены обременения, например, по алиментам, по судебным решениям, различные штрафы и пр., то бухгалтерия производит автоматический вычет. Делать это она имеет право только по исполнительному листу, подтвержденному судовым решением. В исполнительном листе обязательно указывается сумма задолженности (в некоторых случаях возможно указание процент вычитаемого процента от ЗП).

Внимание: схема удержания по исполнительным листам действует следующим образом: сначала с зарплаты вычитают налог на доходы физлиц, после чего удерживается необходимая сумма.

Не всегда сумма может быть конкретной: иногда приставы указывают просто процент от заработной платы, например, по алиментам. Если же нужно выплатить задолженность перед компанией, то бухгалтерия имеет право вычитать 50 процентов от общей суммы заработной платы. При этом вычитать больше 70% от уровня ЗП нельзя ни при каких обстоятельствах, даже если сумма задолженности немаленькая. Это связано с тем, что сотруднику на что-то нужно жить: брать больше 70% запрещено.

В случае если работник самостоятельно проявляет инициативу, то с его ЗП можно удерживать любые суммы. Для этого ему нужно написать соответствующее заявление. Разберем, в каких ситуациях работник может совершать подобные действия.

1. Сотрудник решает застраховать свою жизнь, здоровье или имущество. Страховка при этом является добровольной.
2. Добровольные взносы в профсоюз. Работник пишет заявление об отчислении и с него ежемесячно вычитают определенную сумму на профсоюз.
3. В благотворительных целях. Сотрудник может передать средства с зарплаты на помощь частным лицам, организациям или пострадавшим.
4. В целях погашения займов и различных кредитов. Кредит при этом может быть взят как у работодателя, так и в обычном банке. 

Установленной формы заявления нет, поэтому работники пишут его самостоятельно в произвольной форме. В заявление обязательно нужно внести не только ФИО работника, но и общий размер выплаты плюс размер ежемесячного платежа. Например, если работник сделал займ у работодателя на 100 000 рублей, то он пишет заявление о том, что он обязуется погасить сумму в сто тысяч рублей, при этом ежемесячно с заработной платы следует снимать 10 000 рублей.

Как может удержать работодатель

В некоторых случаях удержание может проводиться по инициативе работодателя. Подобных случаев немного, и все они рассмотрены в трудовом кодексе РФ. Рассмотрим, когда подобная норма может действовать:

1. Сотруднику ошибочно выплатили больше, чем ему положено. В этом случае руководитель составляет приказ (образец приказа об удержании из заработной платы излишне выплаченных сумм представлен в конце статьи).
2. Сотрудник нанес ущерб компании своими действиями, и работодатель собирается возместить убытки.
3. Часть средств были выданы в качестве аванса, но работник не отработал положенный срок.
4. Работник пошел в отпуск авансом, но при этом не отработал его.

В перечисленных выше случаях работодатель составляет приказ и вычитает деньги из заработной платы, не учитывая согласие или несогласие работника. Давайте рассмотрим перечисленные выше случаи подробнее, чтобы у вас не оставалось вопросов.

Средства выплачены ошибочно

Иногда в бухгалтерии происходят ошибки, в результате которых сотрудники получают больше, чем должны. Подобные случаи нередки, поэтому руководитель и бухгалтер должны знать, как правильно решить эту ситуацию. Неправильные суммы могут быть начислены по двум причинам:

1. Бухгалтер при подсчете ошибся. В процессе подсчета ЗП была допущена ошибка, к примеру, неправильное количество отработанных часов или не та рабочая ставка. Несмотря на то что сегодня бухгалтерией занимается компьютер, ошибки все же бывают.
2. Против сотрудника был открыт трудовой спор. Его обвиняли в том, что работник не выполняет нужного объема работ или просто простаивал. Пока спор шел, работнику начисляли ЗП согласно с трудовым договором, но затем произошел вычет и задолженность нужно было погасить со следующих зарплат.

Примечательно, что по закону возвращать деньги, выданные по ошибке, должен тот, кто эту ошибку допустил. Но на практике руководитель или бухгалтер обращается к сотруднику, которому переплатили, и просят его отказаться от претензий. В результате сотрудник либо возвращает деньги самостоятельно, либо их просто вычитают со следующих ЗП. Если ошибки были допущены в расчете компенсации за листок нетрудоспособности, то возврат сотрудником не оформляется. В этом случае страдает именно тот, кто допустил ошибку.

Как возмещается ущерб

Далее разберем, как работодатель может погасить причиненный ущерб работником. В этом случае все нужно делать строго по трудовому кодексу, чтобы работник не мог обжаловать решения. Детально это рассматривает глава 39 ТК России. Компенсация возможна только в следующих случаях:

1. Работник реально виноват в совершении проступка. Это было доказано комиссией или он самостоятельно признал свою вину.
2. Проступок носит все признаки противоправности. Это может быть как бездействие, приведшее к серьезным последствиям, так и какое-то действие, умышленное или неумышленное.
3. От проступка компания понесла ущерб, который можно посчитать. Причем этот ущерб должен быть материальным, а не моральным.

Здесь есть один нюанс: виноватый сотрудник должен согласиться с тем, что он виноват и к нему применят вычет. Если же он начнет все отрицать, то придется открывать трудовой спор или подавать на него в суд. Это приведет к тому, что сотрудник будет получать ЗП в полном размере до тех пор, пока спор не разрешится. Затем на основании полученного документа можно делать вычеты в указанном размере.

Внимание: согласно требованиям ТК, работодатель может взыскать с подчиненного плату за нанесенный организации ущерб в размере не более, чем одна ЗП.

Если размер ущерба больше, то работодателю необходимо подавать в суд и решать этот вопрос отдельно. Если же нужно обязать сотрудника погашать нанесенный ущерб, то с ним заключают договор на ограниченную или полную материальную ответственность. Обычно подобные договоры заключают с ответственными лицами: бухгалтерами, кассирами, кладовщиками, специалистами и пр.

Как возмещается аванс

В России принята выплата заработной платы в два этапа: сначала человек получает аванс, а затем остальную часть средств в качестве ЗП. Аванс оплачивается наперед, то есть еще до того, как работник отработает определенный период. Если по какой-то причине работник не отработает положенный ему срок, то придется оформлять удержание авансового платежа. При этом под понятие аванса попадают следующие платежи:

1. Стандартный платеж, который делается каждый месяц в счет будущего погашения заработной платой. При этом размер аванса не может быть больше, чем 70 процентов от размера оклада сотрудника.
2. Если работник едет в командировку, то компания должна оплатить ему деньги на расходы до выезда. При этом под понятие расходы попадает проезд (билеты или топливо), проживание, транспортные расходы, питание и пр.
3. Так называемые подъемные выплаты, которые делаются при привлечении нового сотрудника с другого города или региона, а также в случае его перевода на новое рабочее место в другой город.

Удержание чаще всего проводится после того, как сотрудник возвратился из командировки. Он сдает отчетные чеки в бухгалтерию после возвращения (для этого есть три рабочих дня). Чеки подаются вместе с авансовым отчетом, к ним прилагаются все документы, которые подтверждают сделанные расходы. Если работнику заплатили больше, то бухгалтерия делает перерасчет, вычисляя разницу между выданными и потраченными средствами. Затем сотрудник либо возвращает деньги в кассу, либо просто с него вычитают их при следующей ЗП. Напомним, что для вычета нужно составить приказ на удержание из заработной платы (образец приведен в конце статьи).

Как возмещается отпуск

Согласно с трудовым законодательством, каждый человек имеет право получить оплачиваемый отпуск. Пойти в него сотрудник может после того, как отработал шесть месяцев. Если стаж сотрудника больше двух лет, то он может брать оплачиваемый отпуск авансом, даже если необходимых дней еще не накопилось. Если отпуск согласован с начальником, то бухгалтерия подсчитывает количество дней отдыха и умножает их на дневной заработок, оплачивая сотруднику средства наперед. Если по окончании отпуска сотрудник увольняется, то он обязан компенсировать понесенные компанией затраты. Компенсация делается по следующим принципам:

1. В обязательном порядке оформляется приказ руководства. Без этого никакие действия невозможны.
2. Бухгалтерия проводит расчет неотработанного периода, после чего умножает его на дневной заработок сотрудника (берется та же величина, которая использовалась при подсчете отпускных). Заново пересчитывать сумму недопустимо.

При этом имеются ситуации, когда работник имеет право не возвращать выданные ему средства. Это происходит в следующих случаях:

1. Работник ушел в отпуск и заболел. Врачи выдали ему предписание о смене трудовой деятельности, но работодатель не смог предложить ему новое место в компании, в результате чего работник уволился.
2. Компания была ликвидирована.
3. Сотрудника уволили по сокращению.
4. В компании сменилось руководство и работнику пришлось уволиться либо по желанию руководителя, либо по своей инициативе.
5. Сотрудника после отпуска призвали в армию.
6. Сотрудника уволили потому, что прежний работник восстановился на должности по суду.
7. Работник умер или стал нетрудоспособным.

Итоги

Выше мы описали все возможные способы удержания и методы их проведения. Рассмотрим еще несколько нюансов, чтобы вы могли правильно посчитать и сделать вычеты, не нарушая закон. Во-первых, все выплаты делаются только с чистого дохода. То есть сначала с ЗП вычитается НДФЛ и только потом делается вычет. Если работодатель проявляет инициативу, то с ЗП удерживается не более 20 процентов от зарплаты, если сотрудник пишет заявление самостоятельно, то ограничений нет. Если на сотрудника наложено несколько ограничений, то выплаты делаются по следующей очередности:

1. Вычитается НДФЛ.
2. Вычитаются алименты.
3. Производятся выплаты по исполнительным делам.
4. Производятся выплаты ошибочно переведенных средств и гасится ущерб компании.

Надеемся, что у вас больше не осталось вопросов по выплатам и вы полностью уяснили, как правильно их делать. Как мы и обещали, приводим приказ об удержании из заработной платы работника: образец можно скачать по этой ссылке.