Приказ на материально ответственное лицо
Автор статьи: Семенов А.В.
Наемные сотрудники, которые работают с активами, денежными средствами, капиталом и другими материальными ценностями, принадлежащими работодателю, несут за них определенную ответственность. Чтобы закрепить ответственность, оформляется приказ на материально ответственное лицо, который позволяет привлечь сотрудника за небрежное хранение, растрату или порчу материальных активов. Подобный приказ является локальным и составляется под каждое конкретное лицо, но иногда пункт об ответственности вносят в трудовой договор. Рассмотрим, как правильно составляется этот документ и как производится привлечение согласно с требованиями законодательства.
Содержание
Введение
Материально ответственное лицо возмещает не любой урон, нанесенный оборудованию или компании. К примеру, действие приказа не распространяется на пострадавшие от войны или землетрясения активы, на естественный износ или естественные усушки/утруски в пределах нормативных значений. Ответственность наступает лишь в результате действия или бездействия сотрудника, в результате которого имущество работодателя или компании получило вред. Причем неважно, исчезло ли имущество вообще в результате кражи, просто вышло из строя или потеряло внешний вид. Главное, что работник должен покрыть издержки работодателя согласно требованиям закона.
Внимание: материально ответственное лицо может отвечать не только за имущество, принадлежащее непосредственно компании, в которой он работает, но и находящееся у нее в использовании или сохранении.
К примеру, если компания арендует автомобиль для перевозок, на котором работает работник компании, то он отвечает за “чужое” имущество. Также как и аутсорсер может отвечать за имущество “чужой” для него компании, которую он обслуживает. Причем имущество может быть как материальным, так и интеллектуальным, например, базы данных или секретная информация. Вред также может быть различным. Например, прямой ущерб (пропажа выручки из кассы и пр.) или упущенная выгода (разбитый в ДТП по причине нарушения правил автомобиль, ремонт которого занял 2 месяца, в результате чего служба доставки не работала или работала в неполную мощь).
Второй вариант применяется достаточно часто, особенно если он привел к серьезным последствиям. Например, действия работника привели к выходу из строя ЧПУ станка, в результате чего цех не успел выполнить заказ в планируемые сроки и заказчик отказался от услуг компании или потребовал компенсацию. Но тут нужно понимать, что с сотрудника “по умолчанию” можно получить компенсацию в размере его месячной оплаты. Если размер ущерба больше, то нужно либо подавать на него в суд, либо заключать соглашение, по которому он обязуется возместить возможный ущерб. Помните, что за активы отвечают не только сотрудники, но и администрация: если она не довела до сведения работников важные данные или забыла провести очередной инструктаж, то часть ответственности ложится и на нее.
Внимание: ограничение в среднюю месячную ЗП действует для лиц, которые несут частичную матответственность. То есть если офисный работник с ЗП в 40 тысяч разобьет сервер стоимостью в 150 тысяч, то он оплатит лишь 40 тысяч рублей.
Если приказ составляется на полную матответственность (а у некоторых должностей он действует по умолчанию), то сотруднику придется возмещать всю сумму ущерба. К примеру, лаборант, зарплата которого 25 тысяч, работающий в химической лаборатории, в результате неаккуратных действий роняет шкаф с оборудованием. В результате уничтожаются приборы и стеклянные пробирки на общую сумму в 70 тысяч рублей. Поскольку с ним был заключен договор, в котором указывается полная ответственность, то ему придется погасить все 70 тысяч рублей.
Виды ответственности
Выше мы уже указали, что бывает частичная и полная матответственность. Отметим, что полная делится на два типа: коллективная и индивидуальная. Индивидуальная вводится путем заключения отдельного договора. Коллективная составляется на основании приказа руководителя, в нее вносятся соответствующие реквизиты и обоснования. До того как договор о полной матответственности подписан сотрудниками, должен в обязательном порядке быть составлен приказ. Это регулируется трудовым кодексом и другими нормативными актами (в том числе и внутренними). Он хранится в канцелярии в соответствующей папке, прошитый и пронумерованный.
Как правильно составляется документ
В конце статьи мы приведем образец приказа о назначении материально ответственного лица, а сейчас разберем, что в него вносится так или иначе, чтобы его не могли оспорить. Строгой формы документа не существует, поэтому его каждый может составлять в произвольной форме, соблюдая общие рекомендации. Некоторые компании вводят стандартизированную форму, чтобы не путаться и не переделывать постоянно документы: в них достаточно просто вписать фамилии. В целом же приказ составляется как на обычной бумаге, так и на локальном бланке компании для распорядительных документов. В тексте приказа должно присутствовать:
- Полное название компании, с которой сотрудник заключает договор.
- Название бумаги (в нашем случае это приказ.
- Дата составления документа и место, в котором он составляется.
- Причина составления бумаги (например, “о назначении материально ответственного лица”).
- Вводная часть, в которой указывается причина составления, цели документа и обоснования для его действия.
- Фабула, которая начинается с “приказываю:”. В фабуле обязательно прописывается ФИО и должность работника, а также вид ответственности. Если приказ составляется коллективно, то нужно приложить ФИО и должности всех лиц, на которых он распространяется.
- Дается перечень имущества, за которое лицо несет ответственность, или же область ответственности лица.
- В конце документа обязательно указывается ФИО и должность лица, которое отвечает за контроль исполнения приказа.
После текста руководитель указывает свою фамилию, дату подписания и подпись. Если у организации есть печать, то она также проставляется. Затем с приказом ознакамливается сотрудник, назначенный материально ответственным лицом, о чем и ставится соответствующая отметка (указывается ФИО, должность и дата). Если договор заключается коллективно, то отметки ставит каждое указанное в документе лицо.
Традиционный вид приказа
Чтобы у вас не оставалось вопросов, давайте рассмотрим традиционный образец. При его составлении мы будем учитывать все те нормы и правила, которые были указаны в предыдущей главе.
Общество с ограниченной ответственностью “Николас”
ПРИКАЗ
от 5 января 2019 года, г. Москва, №7 (порядковый номер приказа)
О назначении материально ответственного лица
Для организации сохранности материальных ценностей, хранящихся на складе ООО “Николас” в г. Москва, на основании Устава ООО “Николас”
ПРИКАЗЫВАЮ:
- Назначить Сергеева Николая Дмитриевича, 1985 г.р, заведующего складом, материально ответственным лицом за хранение товаров и сырья согласно с договором о полной индивидуальной материальной ответственности.
- Ознакомить с приказом Сергеева Николая Дмитриевича до 10 января 2019.
- Работникам отдела кадров заключить договор с Сергеевым Н.Д. о полной индивидуальной материальной ответственности.
- Контроль за выполнением приказа возлагаю на себя.
Руководитель ООО “Николас”
Николаев Степан Васильевич
С приказом ознакомлены:
Заведующий складом Сергеев Н.Д. _____________(подпись) ________(дата)
Сотрудник отдела кадров Исиченко В.Г.____________(подпись) __________(дата)
Как сменить ответственное лицо
Часто в процессе ведения хозяйственной деятельности возникают такие ситуации, когда человек, связанный договором, увольняется или переходит на другую должность. В этом случае возникает необходимость замены матответственного сотрудника. Ничего особо сложного в этой ситуации нет, она схожа с описанной выше. Первым делом необходимо издать приказ, который регламентирует процедуру смены МО лица. Приказ выполняет сразу две функции: снимает с бывшего ответственность и назначает новое МО лицо. К тому же в текст документа можно внести дополнительные пункты, которые так или иначе связаны с процедурой замены. Например, проведение частичной или полной инвентаризации, создание инвентаризационной комиссии, передачи ценностей и пр.
Общество с ограниченной ответственностью “Николас”
ПРИКАЗ
от 5 января 2019 года, г. Москва, №7 (порядковый номер приказа)
О назначении материально ответственного лица
Для организации сохранности материальных ценностей, хранящихся на складе ООО “Николас” в г. Москва, на основании Устава ООО “Николас”
ПРИКАЗЫВАЮ:
- Освободить заведующего складом Сергеева Николая Дмитриевича от полной индивидуальной материальной ответственности с 10 января 2019 года.
- Назначить кладовщика Ерофеева Николая Александровича материально ответственным лицом за хранение товаров и сырья согласно с договором о полной индивидуальной материальной ответственности.
- Передать материальные ценности и сырье от заведующего складом Сергеева Николая Дмитриевича кладовщику Ерофееву Николаю Александровичу согласно с актом приема-передачи матценностей.
- Ознакомить с приказом сотрудников до 10 января 2019.
- Работникам отдела кадров заключить договор с Ерофеевым Н.А о полной индивидуальной материальной ответственности
- Контроль за выполнением приказа возлагаю на себя.
Руководитель ООО “Николас”
Николаев Степан Васильевич
С приказом ознакомлены:
Заведующий складом Сергеев Н.Д. _____________(подпись) ________(дата)
Кладовщик Ерофеев Н.А. ______________________(подпись) ______________ (дата)
Сотрудник отдела кадров Исиченко В.Г.____________(подпись) __________(дата)
Главный бухгалтер Семеренко И.А. ______________(подпись) ________(дата)
Как видите, в образец приказа о смене материально ответственного лица входит два человека: кто передает и кто принимает обязанности. Также дополнительно об этом уведомляют бухгалтера и отдел кадров, чтобы они составили дополнительные приказы и нормативные акты, а также понимали, с кем нужно работать в случае появления проблем. Если в ходе передачи создается инвентаризационная комиссия, то этот пункт вносится в приказ или издается отдельным документом.
Какие еще бумаги нужны
Сотрудники, интересующиеся делопроизводством и канцелярскими схемами работы, должны понимать, что издание приказа на матответственное лицо — это исключительно начало работы. Он создается и подписывается руководителем компании, после чего начинаются следующие этапы постройки системы материальной ответственности. Второй этап — подписание договора на полную коллективную или индивидуальную ответственность. Он также составляется по типовой форме, которая не является строго утвержденной. Договор является локальным документом и составляется на обычной бумаге. Мы рекомендуем соблюдать типовые условия, чтобы в будущем его не могли обжаловать в суде.
Дополнительно матответственность может вводиться и в других документах. Например:
- В должностной инструкции специалиста.
- В трудовом договоре, а также в дополнении к нему.
- В различных локальных бумагах и доверенностях.
Внимание: введенная материальная ответственность в трудовом договоре имеет такую же юридическую силу, как и отдельный приказ с договором.
В целом, в составлении данного документа нет ничего сложного. Достаточно просто придерживаться наших рекомендаций и не допускать ошибок. Обязательно пишите полное ФИО ответственного лица и его должность, указывайте сферу ответственности (склад, лаборатория, автомобиль и пр.). Человек должен ознакомиться с приказом под подпись. Если он не соглашается подписывать, то руководитель имеет право применить определенные санкции. Например, при устройстве на работу кандидат может получить отказ, а если он уже работает, то увольнение.