Книга учёта трудовых книжек: скачать образец

Автор статьи: Семенов А.В.

После принятия работодателем решения о приеме на работу сотрудника на вакантную должность, между сторонами оформляется трудовой договор. Новый работник передаёт руководителю субъекта хозяйствования или его представителю из кадровой службы свою трудовую книжку. В неё вносится запись о принятии на работу. Обязательно указание должности и номера приказа о зачислении. Факт передачи документации фиксируется на специальном бланке трудовой книжки и в журнале учёта.

Для чего нужна книга учёта движения трудовых книжек

Ведение книги учёта движения трудовых книжек и вкладышей в них регламентировано на законодательном уровне.

Процедура необходима для обеспечения проведения обязательной регистрации документов, целью которой является фиксирование факта их передачи на хранение. В журнале регистрируют все переданные книжки. В случае если работник был переведён на другую должность или в другое подразделение, необходимо отразить эту информацию в соответствующей документации. Одновременно с книгой учёта ведётся расходно-приходная книга, в которую вносятся записи о приобретённой за счёт компании документации.

Назначение ответственного лица за ведение документации

Сотрудник, ответственный за заполнение книги учёта движения трудовых книжек и вкладышей в них, назначается приказом руководителя. Обычно такие функции возлагаются на работника по кадрам, который занимается ведением и хранением документации строгой отчётности. Законодательные нормы не предъявляют особых требований к форме распорядительной документации. Однако в ней обязательно должна присутствовать информация, идентифицирующая личность ответственного работника с указанием перечня обязанностей в сфере кадрового делопроизводства.

Требования, предъявляемые к оформлению кадровой документации

Книга учёта и движения трудовых книжек и вкладышей в них должна быть в твёрдом переплёте. Это обеспечит сохранность журнала в презентабельном виде на длительный период. Все страницы документа должны быть пронумерованы. Он должен быть прошит таким образом, чтобы концы шнура можно было заклеить бумагой с внутренней стороны книги. На бумаге необходимо описать, сколько листов пронумеровано и прошито, а также указать дату проведения мероприятия. Руководитель субъекта хозяйствования заверяет документ своей подписью и печатью. Её оттиск должен попадать на наклеенную бумагу, шнур и журнал.

Правила заполнения

В журнале тринадцать разделов, каждый из которых оформляется в соответствии с определёнными правилами. Образец заполнения книги учёта движения трудовых книжек поможет компетентно оформить документацию, учитывая действующие правовые нормы.

В журнале необходимо отобразить информацию:

1. Порядковый номер записи, являющийся регистрационным для конкретного документа. Трудовые книжки и вкладыши к ним регистрируются отдельно. При этом каждому документу присваивается свой номер.
2. Дата заключения трудового договора. Числа должны быть указаны арабскими цифрами.
3. Информация, идентифицирующая личность устроившегося на работу сотрудника, включающая инициалы и данные трудовой книжки.
4. Должность владельца книжки и структурное подразделение, на которое он принят для выполнения производственных задач, указанные в соответствии со штатным расписанием.
5. Номер приказа о зачислении на работу и дата его регистрации.
6. Подпись специалиста, уполномоченного оформлять журнал и принимать на хранение трудовые книжки.
7. Для работника, оформляющего новую трудовую книжку, следует указать размер денежной суммы, оплаченной на приобретение бланка. Эти средства подлежат взысканию с работника. Они также могут быть выделены ему на безвозмездной основе, в случае, если это предусмотрено нормами внутренней документацией.
8. Информация о возврате трудовой документации заполняется при увольнении его владельца.

Смена ответственного лица

В случае увольнения ответственного лица или снятия с него соответствующих полномочий, необходимо правильно оформить процедуру передачи дел, которая заключается в составлении Акта приёма-передачи документации с возложением обязанности на другого работника. В Акте должно быть отражено фактическое количество передаваемых бланков.

Как исправить допущенную ошибку

Книга учёта трудовых книжек, скачать образец которой можно для предварительного изучения с целью обеспечения компетентного оформления журнала, хранится в архиве субъекта хозяйствования на протяжении 50 лет. В связи с тем, что она заполняется вручную, нередки случаи ошибочного внесения данных. Поскольку в законодательных нормах, регламентирующих ведение журнала, не упоминается о порядке исправления ошибок, рекомендовано ориентироваться на общепринятые правила реализации процедуры. Они определяют необходимость зачёркивания ошибочной записи с припиской «исправленному верить». Обязательно указание должности ответственного сотрудника, а также его подписи. Допустимо не зачёркивать ошибки, а строкой ниже делать надпись о том, что запись недействительна.