Как заполнять счет-фактуру образец

Автор статьи: Семенов А.В.

Счет-фактура относится к категории учетной документации. Целью ее оформления является обеспечение контроля в правильности начисления НДС, подлежащего уплате в регламентированные сроки в государственную казну. Документ имеет унифицированную форму, заполнение которой вменено законом поставщику. Отраженная в нем информация подтверждает свершившийся факт проведения финансовой операции по договору за оказание услуг или отгрузку товара, а также идентифицирует участников сделки соответствующими реквизитами.

На основании общих и финансовых сведений бумаги, оформляется книга покупок субъектами, получившими ее, или заполняется книга продаж представителями компаний, выдавших ее. От правильности оформления документа зависят финансовое благополучие компании, поскольку допущенные неточности или ошибки могут стать причиной отказа в вычете, а в некоторых ситуациях и в начислении штрафов и изменения налоговых ставок. Какие правила заполнения счета-фактуры, и каким нормативно-правовым актом они регламентированы?

Общая информация

Основным документом при учете налога на добавленную стоимость, является счет-фактура.

Его форма, назначение, порядок оформления, использования и учета, зафиксированы в НК РФ. Документ числится в числе проверяемой налоговой документации и используется для предъявления НДС к вычету. Его выписка производится продавцом при совершении оптовых закупок покупателем или при документально оформленном заказе.

С юридической точки зрения, счет-фактура не может служить доказательством факта передачи товара продавцу или уже оказанной услуги. Для этих целей оформляется товарная накладная или акт-передачи материальных средств. Документы актуальны только в комплексе с платежными бумагами, которыми могут быть кассовые чеки или платежное поручение. В счет-фактуре отражается информация:

• наименование продукции или услуги, и их количественная и стоимостная характеристика;
• величина начисленного НДС для перечисления в бюджет;
• величина вычета, на которую вправе претендовать покупатель, поскольку ее оплата возлагается на продавца.

Для чего оформляется счет-фактура?

Покупатель, приобретая продукцию или получая услугу, автоматически уплачивает НДС, ввиду включения его в общую стоимость покупки продавцом. Положения нормативно-правовых источников определяют возможность продавца получить вычет по налогу и сохранить в бюджете компании немаленькие суммы.

Сумма денежного возврата определяется в счет-фактуре, на основании внесенной в него финансовой информации в сфере проведения расчетов по сделке. Неправильно заполненная бумага может стать причиной проблем с Налоговой Службой, обусловленных отказом в вычете и проведения дополнительных разбирательств, последствия которые могут быть неприятны для руководителя компании.

Отстоять свое право на возврат денег при некомпетентно оформленном документе, у продавца получится только в судебном порядке. При этом делопроизводство может отнять у предпринимателя много времени, а также потребовать от него внесения судебных издержек для его обеспечения.

Несмотря на четко отраженные правила в налоговом законодательстве и наличие доступных к пониманию разъяснительных писем, неправильно заполненная счет-фактура занимает лидирующие позиции в списках судебных разбирательств в налоговой сфере.

Для минимизации рисков некомпетентного оформления важного документа, можно использовать образец заполнение счета-фактуры на услуги или на продажу товара. Использование возможностей интернета, позволяет оформлять электронную документацию по шаблону, что значительно упрощает процедуру.

В каких ситуациях не нужно оформлять счет-фактуру

Не всегда необходимо оформление счет-фактуры. В некоторых случаях составление документа не актуально или обстоятельства могут требовать подтверждения сделки другими документами. Его необязательно составлять в ситуациях, когда:

• сделка не подлежит налогообложению;
• субъект предпринимательства передает товар или оказывает услугу на безвозмездной основе;
• предприниматель осуществляет деятельность, к которой применимы специальные налоговые режимы;
• товар продается в розницу за наличные средства покупателям, имеющим статус физических лиц.

Виды

В зависимости от обстоятельств сделки, при которых выписывается налоговый документ, он может быть нескольких видов. Если поставка товара или оказание услуги происходит одновременно с оплатой по выставленному исполнителем счету, то оформляется стандартный счет-фактура. Авансовый документ составляется в случае внесения заказчиком авансового платежа или предоплаты. Корректировочная бумага актуальна в ситуациях, когда в базовом документе были совершены ошибки.

Авансовая счет-фактура

Не всегда условиями сделки является оплата услуг в момент их оказания. В некоторых ситуациях продавец желает подстраховать себя внесенным покупателем авансовым платежом, являющимся гарантией принятия услуг и оплаты их в полном объеме после выполненных условий, согласно требованиям договора. После поступления денег, имеющих авансовый статус, на счет исполнителя, заполняется счет-фактура на поступившую сумму. Процедура должна быть оформлена на протяжении пяти дней со дня перечисления денежных средств. При нарушении регламентированных сроков возможны неприятности с уполномоченными органами.

Авансовый документ является основанием для принятия заявленной к вычету суммы НДС. Он оформляется в двух экземплярах для передачи покупателю и хранения в книге продаж. После выполнения исполнителем обязательств в полном объеме, заполняется еще один документ с аналогичными к нему требованиями.

Отличие от счета

Счет-фактура оформляется продавцом продукции или поставщиком услуг только в случае, если обе стороны соглашения являются плательщиками НДС. Выдача счета обязательна для всех субъектов предпринимательства, относящихся к категории поставщика или исполнителя.

Счет-фактура необходим продавцу для получения вычета и для отражения порядка проведения его расчетов в отчетной документации. Счет требуется покупателю для проведения финансовой операции по сделке за приобретенные товары или услуги.

Оба документа могут быть связаны с совершением одной и той же сделки. Возможно их одновременное оформление по одному договору сотрудничества.

Отличие от накладной

Счет-фактура и налоговая накладная применяются для одной сделки, однако они различаются по назначению и по форме заполнения. Первый документ всегда оформляется на унифицированном бланке. Он создается с целью получения вычета НДС.

Налоговая накладная может быть оформлена в произвольной или регламентированной нормативно-правовым актом форме. Ее заполнение актуально только при уже состоявшейся отгрузке товара или уже оказанных услугах. Документ подтверждает факт передачи продукции или оказания услуги заказчику. Его заполнение проводится при получении регламентированного договором результата деятельности. При невыполнении обязательств поставщиком, заказчик может предъявить претензии по налоговой накладной. Счет-фактура в данной ситуации не играет никакой роли.

Как заполнять счет-фактуру образец

Структуризация документа позволяет ориентироваться в нюансах ее оформления на интуитивном уровне, однако заполненный пример счет-фактуры дополнительно упростит проведение операции.

Документу необходимо присвоить идентифицирующий номер, соответствующий дате его составления. Все аналогичные бумаги регистрируются в специальном журнале. Для их номеров должна быть характерна возрастающая линия по отношению к предыдущим документам, однако нарушение нумерации не подлежит разбирательствам и наказанию. Дата должна соответствовать любому дню в пятидневный период после выполнения обязательств по договору.

В разделе реквизитов следует указать полное наименование субъекта хозяйствования, его юридический адрес, а также сведения из учредительной и регистрационной документации. Если предметом сделки являются материально-товарные ценности, то необходимо заполнить графы о грузоотправителе и грузополучателе. В случае если исполнитель оказывает услуги, в этих разделах нужно поставить прочерки. После указания номера и даты платежного документа необходимо заполнить графу об идентификации покупателя как субъекта предпринимательской деятельности. Первая часть документа завершается внесением данных о валюте, используемой при финансовом расчете между сторонами.

Основные показатели сделки вносятся в таблицу второй части документа. В нее необходимо включить:

• предмет сделки;
• единица измерения обязательства исполнителя и его условное обозначение;
• количество продукции или объем услуг;
• цена за единицу продукции;
• стоимость продукта с НДС и без него;
• величина налога, который может соответствовать 0, 10, 18%;
• сведения о государстве, в котором был произведен зарубежный товар, если они актуальны для конкретной ситуации.

Если предприятие не является плательщиком налогов, то в графе, определяющей процентную ставку, не стоит указывать ноль процентов. Предприниматель такого статуса не имеет права на реальную ставку, а нулевой процент к ней также относится. Недостоверности в документе в области налогового статуса могут стать причиной начисления штрафных санкций и стандартной 18-и процентной ставки налога.

Кто должен подписывать документ

Заполненный счет-фактуру подписывает руководитель субъекта предпринимательства, ответственные работники которого составили документ. Главный бухгалтер может поставить свою подпись только в случае, если это предусмотрено положениями внутренней распорядительной документации. При единоличной работе индивидуального предпринимателя, в его компетенции составлять и подписывать всю финансово-налоговую документацию. Оформленный в электронном виде счет подлежит электронной подписи, ранее оформленной руководителем или его уполномоченным лицом.

В случае отсутствия возможности подписания документа руководством компании, необходимо внутренней распорядительной документацией предоставить право подписи счет-фактур определенным работникам. В качестве альтернативного варианта можно оформить доверенность.

Порядок заполнения в 1С

Проще всего заполнять счет-фактуру в бухгалтерской программе 1С. В ней документ оформляется на этапе предварительной договоренности о поставке товаров или оказании услуг. Не считается нарушением законодательных норм, если он будет заполнен после получения руководителем завизированной покупателем налоговой накладной.

Счет-фактуру можно создать через раздел программы, в которой фиксируются покупки и продажи. Его оформление проводится в форме, отображаемой разделом «счета-фактуры выданные». В качестве альтернативного варианта можно воспользоваться опцией «выписать счет-фактуру» документа «реализация товаров и услуг».

После завершения документального оформления сделки и проведения отгрузки или оказания предусмотренных договором услуг, важно проверить сформированные проводки операции, что можно сделать по кнопке «Дт-Кт»

Формирование счет-фактуры проводится автоматически на основании ранее заполненной информации о данных контрагента и соглашения о сотрудничестве. Документ можно распечатать прямо из программы. Для этого необходимо сформировать его внешнюю печатную форму посредством нажатия кнопки с принтером. Чтобы не потерять данные документа, необходимо его отправлять на печать только после нажатия кнопки «провести и закрыть».

После принятия покупателем счета-фактуры и проведения его по своей базе, изменить внесенные в него данные можно только посредством оформления корректировочной формы документа. Возможно составление новой бумаги при условии отмены операции методом сторнирования, когда аннулирование проводится без ее предварительного удаления.