Как выписать счет на оплату

Автор статьи: Семенов А.В.

Давайте разберем порядок выдачи счета на оплату: кто имеет право его оформлять, в каких случаях он выписывается и как правильно составляется. Также мы детально рассмотрим образец счета на оплату услуг, чтобы избежать основных ошибок, которые допускаются начинающими предпринимателями и кассирами.

Введение

Зачем вообще необходим счет? Давайте разберем простой пример. Два контрагента собираются заключить какую-то сделку. Они подписывают договор, в котором четко указаны сроки выполнения сделки, сроки проведения оплаты, различные форс-мажорные условия и т.д.

Российское законодательство не предусматривает проведение сделок между двумя контрагентами без наличия договоров/контрактов, поэтому они должны быть заключены в любом случае. В договоре обычно не указывается необходимая сумма, поэтому продавец выставляет счет покупателю, а покупатель – оплачивает его. Если в условиях договора прописано, что счет может не выставляться, то его может и не быть (или он выписывается по требованию одной из сторон). Тогда клиент оплачивает необходимую сумму по устной договоренности, и она никак не контролируется. Подобная практика применяется при совершении сделок между двумя частными лицами либо между организацией и частным/юридическим лицом в случае, когда заранее сумма контракта неизвестна. К примеру, вы заключаете договор на междугороднюю/международную связь, но заранее не знаете, сколько минут наговорите и с какой страной, а оплата производится по факту.

Если контракт заключается по операциям, подлежащим налогообложению (попадающим под налог на добавочную стоимость), то выписывается бланк для выставления счета-фактуры. Этот документ обязательно выдают следующие организации:

1. Освобожденные по той или иной причине от выплаты НДС согласно статье 145 НКР.
2. Продающие услуги или товары по общей системе или агентскому договору.
3. Оформившие получение аванса от заказчика в счет последующей поставки и реализации партии товара.

Зачем это нужно

Счет на оплату является своеобразным договором между продавцом и покупателем товаров/услуг. Продавец предлагает клиенту свои услуги по такой-то цене, и если покупатель их оплачивает, то он соглашается с условиями договора. Фактического договора между двумя сторонами нет, но счет как бы легализует взаимоотношения сторон. Все остальные документы оформляются уже после оплаты (обычно при получении товара/услуг).

Обратите внимание: счет – это ответственный документ, который доказывает процесс заключения сделки между двумя сторонами. Он может являться доказательством в суде и применяется для решения хозяйственных споров. Обычно счет выдается юрлицами и индивидуальными предпринимателями, которые оплачивают НДС.

Фактически фактура подтверждает, что покупатель уплатил акцизные сборы и НДС в результате проведения сделки. Данный документ имеет строго регламентированную форму и заполняется по общепринятым правилам. Изменения или исправления в нем недопустимы.

Счета от ИП или ООО

Теперь давайте рассмотрим, как правильно выставить счет на оплату от ИП, и разберем, может ли выставлять фактуру обычное физлицо. Сначала ответим на второй вопрос. Поскольку физлицо не является плательщиком НДС, то выписывать документ оно не может. Ни одна фирма не примет счет-фактуру от обычного «физика», поскольку налоги в этом случае лягут именно на нее. Но если физлицо зарегистрировано, как ИП или ООО, то оно спокойно может выставлять компаниям и организациям счета на продажу/оказание услуг. То есть фактически физлицо не может оформлять подобные документы, но зарегистрированное, как плательщик – может.

Разберем, как же происходит выписка данного документа. Он может выписываться в бумажном/ручном виде или электронном. В документе должно быть указано следующее:

1. Реквизиты ООО или ИП, в которые входит полное название организации, ее идентификационный код, юридический адрес и форма хозяйствования.
2. Реквизиты банка, который обслуживает ООО или ИП. В них входит его название, адрес, номера счетов, БИК.
3. Коды ОКОНХ и ОКПО.

Обычно все это указывается в шапке документа. Затем в «рабочей» области ставится порядковый номер (они идут по возрастающей), дата выписки и отношение ИП к НДС (платится или нет). В подвале документа указывается ФИО человека, выписавшего его, а также подпись. Если в ИП или ООО есть печать, то она также ставится. Соответственно, в теле документа также прописывается наименование товара/услуги, его количество и цена за единицу/общая сумма.

Отметим, что классические бумажные счета-фактуры вы легко можете найти на нашем портале. Скачайте их по этой ссылке, распечатайте на принтере и выписывайте по необходимости обычной ручкой. Заполнять его можно и в электронном виде. Вам нужно будет только вписывать в него необходимые данные и распечатывать, или же отсылать по почте контрагенту. Хотите знать, как выставить счет на оплату от ИП – образец заполнения можно найти по этой ссылке.

Можно автоматизировать процесс выдачи подобных документов, используя в работе соответствующее бухгалтерское – складское ПО наподобие 1С. Это позволит вам автоматически проставлять номера фактур, вести их учет, подсчитывать общие суммы, выписывать товары с учетом их наличия на складе и новой цены, следить за проплатой, автоматически вносить реквизиты и пр. Это очень удобно, плюс экономит массу времени.

Выставление инвойса

Если вы работаете с заграничными поставщиками/клиентами, то также сможете выписывать фактуру. Но в английском языке она называется «Инвойс». В шапке этого документа должна быть запись «invoice» и «инвойс» (обычно пишется через тильду «Invoice/инвойс №158/195». После этого выражения указывается порядковый номер документа (в нашем случае это №158/195, исходящий и входящий номер), данные о продавце, данные о клиенте, дата выдачи, трек-номер доставки и общая сумма. Дополнительно в инвойсе могут прописываться прочие условия сделки. К примеру, данные об оплате налоговых обязательств, страховке, штрафе за задержку или повреждение товара.

Отметим, что выписанный счет на оплату, даже если он invoice, должен содержать в себе точное описание товаров и услуг. Все данные в инвойсе должны совпадать с данными в накладных, иначе у вас гарантировано возникнут проблемы на таможне и при дальнейшей уплате налогов. Поэтому требуйте от своих зарубежных контрагентов строгого соблюдения правил при выписке документов.