Как пишется служебная записка: пример

Автор статьи: Семенов А.В.

В случае возникновения каких-то проблем на рабочем месте или с целью уведомления начальства о сложившейся ситуации сотрудники пишут служебные записки, в которых описывают, что именно произошло. В данной статье мы разберем, как составить служебную записку, что в нее нужно включить и какой порядок подачи документа в бумажном и электронном виде.

В каких случаях составляется

Служебной запиской называют документ, при помощи которого одна сторона уведомляет вторую о сложившейся ситуации. Она составляется в свободной форме на обычном листе бумаги (допускается написание в электронном виде).

Данный документ является внутренним и не выходит за пределы компании — обычно его подает сотрудник своему руководству.

Рассмотрим причины, по которым составляют СЗ:

1. Необходимость в быстром уведомлении руководителя или ответственного лица об актуальной проблеме.
2. Предложения об устранении проблемной ситуации или согласование плана ликвидации проблемы.

Каждый сотрудник должен знать, как правильно писать служебную записку руководителю, поскольку данная бумага показывает, что вы оперативно обнаружили проблему и сообщили о ней должностному лицу, по возможности предложив пути решения сложившейся ситуации. Таким образом вы снимаете с себя ответственность за проблему и сообщаете о ней тем, кто призван их ликвидировать.

Внимание: если устранение непредвиденной ситуации входит в ваши обязанности, то рекомендуем вам все же написать служебную записку, сообщив, что именно произошло, по каким причинам и какие шаги вы планируете предпринять для ликвидации проблемы.

Если ликвидация своими силами невозможна, то указывайте в тексте документа, что необходимо привлечь сторонних специалистов или экспертов и по каким причинам.

Как оформляется

Итак, мы уже выяснили, что СЗ является документом, который предупреждает вышестоящих лиц о неожиданной ситуации и снимает с сотрудника ответственность за ее ликвидацию. Далее разберем, как правильно составляется СЗ. Поскольку она ходит внутри одной компании, то специальный бланк для нее не нужен, но в некоторых случаях юристы предприятия разрабатывают нормы составления записки и требуют, чтобы сотрудники их придерживались. Поэтому перед написанием обязательно уточните, не действуют ли подобные нормативы у вас (узнать это можно как у секретаря, так и у руководства или юротдела). В целом, в документе должны присутствовать следующие пункты:

1. Вверху справа пишется, кому данная записка адресована (обычно это руководитель или мастер). Указывается не только полное ФИО, но и должность человека, к которому составляется обращение.
2. После этого указывается название документа, и, при необходимости его номер.
3. Далее идет текст письма. Чтобы понимать, как правильно написать служебную записку, образец изучите обязательно, который мы приведем в конце данной статьи. В теле необходимо детально раскрыть суть ситуации и пояснить, может ли сотрудник решить ее своими силами.
4. После описания проблемы указываются предложения, которые помогут ликвидировать ситуацию либо же выдвигаются требования, которые необходимо выполнить для решения вопроса.
5. После тела письма ставится число составления записки, а также ФИО и должность составителя.

Пример составления

Итак, краткий план составления СЗ мы уже представили, поэтому теперь давайте разберем на примере, как она будет выглядеть.

Руководителю ООО «Парус»

Иванову Александру Ивановичу

г. Москва, 15 мая 2018 года

Служебная записка

          В связи с тем, что на складе до сих пор отсутствуют запасные части для ремонта станка, его работа с 15.05.2018 была полностью остановлена, в результате чего цех не выполнил необходимые нормативы по выпуску продукции. Перечень необходимых запчастей неоднократно передавался как главному инженеру, так и отделу снабжения. Во избежание дальнейших простоев прошу применить меры дисциплинарного взыскания к снабженцам, в обязанности которых входит закупка и поставка запасных частей. Список с необходимыми запчастями прилагаю (суммарная стоимость деталей — 32 500 рублей). В случае если отдел снабжения не может найти поставщика, прошу:

1. Выделить указанную сумму для совершения закупки деталей через поставщика ЧПУ-станка.
2. Пригласить специалистов компании, у которых был закуплен станок, для проведения постгарантийного ремонта, поскольку специалисты-наладчики в нашей бригаде отсутствуют.

15 мая 2018 года

мастер производственного цеха

Измайлов Олег Юрьевич

Внимание: записка может создаваться как вручную, на обычном листе А4, так и в виде электронного документа. Обычно ее передают напрямую руководителю или ответственному лицу или посылают на электронный ящик.

Как составить записку в электронном виде

Вы уже знаете, как пишется служебная записка (пример представлен немного выше), поэтому давайте разберем, как правильно составить ее в цифровом виде. Если на производственных предприятиях до сих пор обычно обходятся бумажными документами, то в более современных компаниях весь документооборот протекает в электронном виде, благодаря чему в разы возрастает скорость коммуникации, реакции и принятия решений.

Рассмотрим, как правильно написать подобный документ в электронном виде. В большинстве случаев его составляют в виде отдельного файла в текстовых редакторах типа Word или Libre Оffice или пр., но иногда текст пишут и в самом письме. Если документ оформляется в виде отдельного файла, то его написание ничем не отличается от бумажного — указывается ФИО и должность кому адресована бумага, ФИО и должность составителя. Если текст набирается в письме, то этого можно избежать, поскольку в поле адрес вы задаете адресата, но мы все же рекомендуем соблюдать классические правила.

Детально опишите возникшую ситуацию, сообщите, что, по вашему мнению, привело к ее появлению, и укажите способы ее решения. Подпишите документ и при отправке запросите уведомление о прочтении (для этого нужно поставить галочку в соответствующее поле). Так вы поймете, что адресат получил письмо и ознакомился с ним.

Выше мы описали ключевые правила написания служебной записки — как видите, это совсем несложно. Пишите простыми словами, не нужно вводить в нее инженерные термины или предлагать чересчур сложные пути решения — основное в бумаге это уведомление о сложившейся ситуации и снятие с себя ответственности за сложившуюся ситуацию. Конечно, если внештатная ситуация произошла по вашей вине, то перекладывать ответственность будет некорректно: в этом случае правильнее будет написать объяснительную и принять соответствующие меры для того, чтобы не допустить подобного в будущем.