Изменение штатного расписания в связи с переименованием должности

Автор статьи: Семенов А.В.

Штатное расписание составляется на стадии создания субъекта предпринимательства. В процессе хозяйственной деятельности ее параметры могут быть изменены, следствием чего станет необходимость инициирования процедуры ротации кадров, увеличения или уменьшения их численности. Такие действия требуют определенной корректировки локальных документов. Как произвести изменение штатного расписания в связи с переименованием должности?

Общая информация

Штатное расписание является документом производственного значения. Он должен присутствовать на предприятии на протяжении всего периода его функционирования. Локальный акт составляется на длительный временной промежуток. Он имеет характер организационно-распорядительного нормативного документа. В нем структурированы все подразделения, отображены должности, специальности и профессии работников с указанием их квалификационного уровня, количества штатных единиц и величины оклада.

Когда необходима корректировка

Ответственность за состояние штатного расписания и за соответствие отраженных в нем позиций с реальным положением дел и с актуальными потребностями предприятия в сотрудниках определенных должностей, несет сотрудник, в обязанность которого вменено решение кадровых вопросов. Он может быть оформлен как штатная единица или по совместительству. На решение работодателя в этом вопросе оказывает влияние численность работников.

При составлении расписания штатной численности сотрудников учитываются производственные нюансы, поставленные перед руководством задачи и объемы работ.

После анализа этих параметров определяется необходимое количество людей и рассчитывается примерный размер фонда оплаты труда. При этом важно учитывать законодательные нормы, регламентирующие граничные пределы величины заработной платы.

В время ведения деятельности, цели и задачи предприятия могут меняться. Компания может расширяться, преобразовываться или кардинально менять направление своего развития. Перемены могут быть обусловлены:

• корректировкой вида деятельности;
• автоматизацией производства;
• уменьшением или увеличением обслуживающей зоны.

Все эти параметры оказывают влияние на форму труда, обуславливающую необходимость сокращения или увеличения штатов.

Корректировки локального акта понадобятся также при изменении тарифных ставок. Законодательством постоянно корректируется минимальная величина оплаты труда, и работодатели поднимают заработную плату своим работникам в соответствующем процентном соотношении. Эта информация должна найти свое отражение в локальном акте. Основанием для внесения в нее дополнительной информации или для корректирования уже имеющихся данных являются записи в бухгалтерской документации.

Причиной сокращения штатной численности людей может стать уменьшение показателя прибыльности или возникновение трудностей с реализацией результатов труда. Расширение производства, различные нововведения в производственной сфере, ставшие причиной изменения в большую сторону объемов выработки являются поводом для увеличения численности работников.

Итак, пересматривать локальную документацию, охватывающую сферу трудовых отношений на предприятии нужно в ситуации, когда ввиду определенных обстоятельств компания меняет название или возникла необходимость сменить структуру предприятия, увеличить, уменьшить количество работников или откорректировать название должности или отдела. Процедура также проводится при смене величины оплаты труда, введении новой должности или ликвидации вакантных мест.

Алгоритм действий работодателя

Любые корректировки локальной документации кадрового характера должны быть проведены после уведомления о планируемом событии работников, которых они касаются. Они могут оказать влияние на размер заработной платы сотрудника, на возможность получения льгот, имеющих отношение к продолжительности времени отпуска, доплат к зарплате и выходу на пенсию.

Уведомление должно быть проведено за два месяца до планируемого события. Оно оформляется в письменном виде и предоставляется работникам для ознакомления с текстовой частью документа. Процедура может быть не проведена по такой схеме в случае, если изменения не отразятся на трудовой деятельности человека. К примеру, работника не нужно уведомлять о введении новой должности в расписании штатов. Информировать о грядущем сокращении, о корректировке названия должности или об изменении оклада необходимо тех работников, которые имеют к этому отношение.

Документальная корректировка проводится на основании приказа. Она сопровождается оформлением дополнительного соглашения к трудовому договору и внесением определенных записей в кадровые документы.

Как часто можно производить корректировку

Правовыми актами не ограничивается количественный параметр, который может быть применен к корректировке штатного расписания, что позволяет руководителю субъекта хозяйствования изменять его столько раз, сколько он считает нужным. Однако, если процедура не может быть проведена без уведомления о ней работников, то, поскольку их нужно осведомлять за двухмесячный период до события, она будет реализована не чаще указанного времени.

Как вносятся поправки в документ

Корректировка локального акта проводится любым удобным для руководителя способом. В его компетенции принять решении о его новом издании или о внесении поправок путем оформления дополнительного листа изменений. В любой ситуации должна быть зафиксирована информация о причинах действий руководства, что может быть сделано непосредственно в расписании или в распорядительной документации с указанием ответственного лица, уполномоченного к таким действиям. При разработке новой версии документа за базовую основу берут старое расписание.

Переименование должности в штатном расписании порядок действий

Если работодатель планирует изменить название должности с сохранением трудовой функции, то ему обязательно нужно получить согласие работника на такие действия.

Процедура реализуется через вручение уведомления с одновременным проведением разъяснительной работы нюансов о том, что меняется название должности, но сохраняются обязанности и параметры оплаты труда, а также о том, что корректировка не оказывает влияния на получение различного рода льгот. Согласие работника должно быть зафиксировано в уведомлении в виде его подписи.

При смене названия трудовой должности с сохранением трудовой функции не обязательно заново издавать штатное расписание. Достаточно его откорректировать приказом. Также придется внести изменения во все кадровые документы, а также заключить дополнительное соглашение к трудовому договору с отражением замены старой редакции названия должности на новую.

Документальное оформление

Процедура смены информационной части штатного расписания должна быть проведена с четким документальным сопровождением. Отсутствие определенных бумаг или их некомпетентное оформление может стать причиной разбирательств, а также финансовых взысканий с предприятия и с его руководства. Основными документами, сопровождающими проведение операции, являются:

• уведомление;
• приказ о внесении изменений в локальный акт;
• новая редакция штатного расписания или оформление отдельного листа корректировок;
• дополнительное соглашение к трудовому договору.

Отсутствует конкретное указание к правилам оформления всех перечисленных выше бумаг. Главным требованием является донесение нужных сведений, поэтому возможно использование простейших формулировок. Штатное расписание должно содержать полный объем предусмотренной правовыми актами информации.

Уведомление

Уведомление адресуется работнику, в отношении которого работодатель вводит изменения, которые окажут влияние на его обязанности или на статус. Чтобы предупредить возможные спорные ситуации, в документе необходимо отобразить информацию о его дате составления и о дате ознакомления с ним сотрудника.

В текстовой части уведомления необходимо сослаться на законодательную базу, в соответствии с которой действует работодатель. Также нужно обосновать причину принятого решения. Если меняется название должности, то в документе необходимо отобразить его в старой и новой редакции. Работодателю следует уточнить, останется ли перечень должностных обязанностей прежний или будет изменен, а также останется ли заработная плата человека на том же уровне или ее размер также подвергается корректировке.

На случай отказа человека принять новые условия работодателя, следует в уведомлении указать, возможен ли перевод на другую должность на предприятии, соответствующей профессии и квалификации. Также необходимо включить в документ предупреждение о том, что несогласие с предложенным является основанием для разрыва трудового договора.

Уведомление должно быть подписано обеими сторонами трудового договора. Руководитель компании его подписывает сразу же, а работник – после ознакомления. В бланке документа необходимо заранее указать фразы «уведомление получено» и указать заготовки на отображение даты и подписи. Следующей фразой должна быть «продолжить работу на новых условиях трудового договора», после которой оставляется место для фиксирования решения человека в формате «согласен/не согласен» и его подписи.

Приказ

Распорядительная документация оформляется по форме, принятой норма документооборота, актуальными для конкретного предприятия. В ней обязательно должна присутствовать информация, отображающая сущность документа, основания для его составления, конкретные факты и сроки вступления изменений в силу. Документ подписывается работодателем, а сотрудник должен быть с ним ознакомлен с фиксированием этого факта подписью.

Возможно ли увольнение

Увольнение как последствие корректировки штатного расписания возможно только в случае отображения информации в нем об уменьшении численности. В такой ситуации процедура будет оформлена по схеме сокращения. Ее реализация возможна только в случае наличия обосновывающей и подтверждающей документации. Человек должен быть поставлен в известность о планах работодателя разорвать договор сотрудничества. Об этом событии необходимо уведомить контролирующие органы. На его проведении также следует получить разрешение от представителей профсоюза. Работодатель должен быть готов предложить другую должность работнику по специальности при наличии вакантных мест, а при их отсутствии на момент увольнения полностью произвести все полагающиеся выплаты.