Форма акта приема-передачи документов

Автор статьи: Семенов А.В.

Нет необходимости говорить о том, какую роль играет документооборот в работе каждого предприятия или организации. Любая организация во время своей деятельности создает огромное количество документов, которые используются как внутри нее, так и передаются сторонним агентам.

Документы создаются в различной форме (бумажной или электронной), но всегда факт их передачи от одной инстанции к другой фиксируется.

Так как в этом процессе участвуют две стороны (передающая документацию и принимающая ее), то такое действие называется приемом-передачей. Передачи осуществляется в форме акта приема-передачи документов. Для образца акта приема-передачи документов не существует законодательно закрепленного бланка или стандарта. Его оформляют в произвольной форме, но к его содержанию предъявляются определенные требования.

Требования к акту приема-передачи документов

Акт должен содержать ясную и недвусмысленную трактовку того, что передается, в каком виде (оригинал, копия, электронная версия), а также перечень лиц, участвующих при приеме-передаче. Стандартное содержание акта следующее:

• полное наименование передающей и принимающей стороны;
• должности и фамилии лиц, участвующих в приеме-передаче;
• дату и место передачи (или место составления акта);
• подробный перечень передаваемой документации с указанием объема (количество страниц) и экземпляров;
• подписи представителей передающей и принимающей сторон;
• оттиски печатей сторон.

Ниже приводится образец акта передачи документов, составленный между двумя юридическими лицами.

 

«Утверждаю»                                                     «Утверждаю»

Директор ООО «Синие зори»                         Директор ЗАО «Электрон»

______________ Федоров В.В.                     ___________ Терехов И.И.

25 февраля 2017 года                               25 февраля 2017 года

АКТ

приема-передачи

образцов рекламных буклетов

Мы, нижеподписавшиеся представители ООО «Синие зори», в лице руководителя сектора рекламы Томина Сергея Ивановича и художника Страхова Владимира Петровича передаем, а представитель ЗАО «Электрон», в лице коммерческого директора Павлова Ивана Алексеевича принимает образцы рекламных буклетов, выполненные согласно договору №32 от 23 января 2017 года.

Настоящий акт составлен в двух экземплярах, по одному для каждой из сторон.

Приложение:

— рекламный буклет на электродвигатели на 12 стр. – 2 экз.;

— рекламный буклет на центробежные насосы на 8 стр. – 2 экз.

 

От ООО «Синие зори»                             От ЗАО «Электрон»

 

_____________ Томин С.И.                     ___________ Павлов И.А.

_____________ Страхов В.П.

Если количество документации большое, то ее список составляется в виде описи на отдельных листах в качестве приложения к акту. При этом в самом акте дается ссылка на опись и указывается количество страниц (документов) в описи. Опись документов для передачи другой организации (образец):

Приложение к акту приема-передачи

Между ООО «Техрезерв» и ООО «Верила»

 от 20 февраля 2017 года

ОПИСЬ

передаваемых документов.

1. Устав ООО «Техрезерв» 14 стр.  1 экз. копия
2. Годовой отчет за 2016 год                  24 стр.  1 экз. копия

……

34. Справка от Гостехнадзора 1 стр. 1 экз. оригинал

 

От ООО «Техрезерв»                            От ООО «Верила»

___________ Иванов В.А.                    __________ Артемов А.И.

Часто возникает необходимость составления акта приема-передачи между физическими лицами внутри организации. Это происходит всегда, например, при вступлении в должность нового директора, главного бухгалтера или материально ответственного лица. Эти процедуры достаточно сложны. Смысл составления подобных актов заключается в разграничении ответственности нового и старого работника. Такие документы играют важную роль при возникновении судебных разбирательств. Здесь невозможно привести конкретных форм, но важным является закрепление результатов передачи дел, приказом по предприятию (организации).

Часто в деятельности производственных предприятий возникает необходимость в приеме (передаче) технической документации. Иногда такая передача предусмотрена договором со сторонней организацией, которая создает (разрабатывает) такие документы. Объем передаваемой документации обычно очень велик и составляет сотни и тысячи страниц и чертежей, а также включает в себя научно-технические отчеты. Так как такие работы выполняются по договору, то актом приема-передачи является акт завершения работ. Ниже приведен акт приема-передачи технической документации, которая разработана по договору.

 

От Исполнителя                                             От Заказчика

Директор ООО «Химэкс»                           Директор ЗАО «Агростиль»

______________ Тралов В.В.                     ___________ Велихов С.И.

21 февраля 2017 года                               21 февраля 2017 года

АКТ

приема-передачи научно-технической продукции

Мы, нижеподписавшиеся представители Заказчика ЗАО «Агростиль», в лице главного инженера Самойленко Сергея Петровича и Исполнителя, в лице заведующего отделом новых технологий Бурмистрова Ивана Ивановича свидетельствуем, что работы по договору №45 от 10 июля 2016 года выполнены в полном объеме, согласно договору и техдокументация по выпуску нового удобрения «Химэкол» передана Заказчику. Работы выполнены в полном объеме, претензий к качеству и срокам нет.

Согласно договору №45 от 10 июля 2016 года за выполненные работы, с учетом ранее оплаченного аванса, подлежит перечислению на счет Исполнителя 187000 (сто восемьдесят тысяч) рублей, включая НДС 18% 27000 (двадцать семь тысяч) рублей.

Настоящий акт составлен в двух экземплярах, по одному для каждой из сторон.

Приложения:

— научно-технический отчет    124 стр. 2 экз.

— технические условия             18 стр. 4 экз.

От Исполнителя                                                          От Заказчика

______________ Бурмистров И.И.            ____________ Самойленко С.П.