Докладная записка о нарушении трудовой дисциплины: образец

Автор статьи: Семенов А.В.

Если сотрудник допускает нарушения трудовой дисциплины, то к нему обычно применяют меры дисциплинарного взыскания. Но для того чтобы запустить процесс, необходимо, чтобы кто-то составил докладную записку о нарушении трудовой дисциплины (образец этого документа мы приведем в конце статьи). Рассмотрим, как составляется этот документ, кто должен его составлять и как именно он задействуется в документообороте компании.

Введение

Служебная и докладная записка — это способ уведомить вышестоящее руководство о каком-то происшествии. Уметь составлять подобные документы должен каждый ответственный сотрудник. Овладев этим искусством, вы сможете снять с себя ответственность за произошедшее, передать “наверх” информацию и переложить принятие решения по проступку на плечи руководителя. Уметь составлять записки должен каждый человек, который планирует идти вперед по служебной лестнице, развиваться и занимать ответственные должности.

Ключевая цель записки состоит именно в уведомлении о произошедшем или предполагаемом событии. По сути, это раскрытие вашего взгляда на сложившуюся проблему. В большинстве случаев докладная составляется по факту выявления нарушения трудовой дисциплины сотрудниками: в этом и состоит ее основное отличие от служебной записки. А вот служебная составляется по различным обстоятельствам, произошедшим на предприятии, начиная от сломавшегося станка и заканчивая отсутствием необходимого инструмента или сырья.

Правила оформления

Докладная записка хоть и входит в общероссийский классификатор управленческой документации, но при этом она не имеет строгой формы и составляется на обычном листе. Более того, нет никаких правил или рекомендаций по поводу того, кто именно должен составлять ДЗ. Это означает, что составить ее может абсолютно любой сотрудник, который стал свидетелем нарушения своим коллегой трудовой дисциплины. Но по факту обычно докладную составляет непосредственный руководитель провинившегося на имя вышестоящего начальника. К примеру, если нарушает дисциплину слесарь в цеху, то ДЗ пишет мастер на имя начальника цеха, если менеджер, то глава отдела и пр.

Внимание: иногда складываются такие ситуации, когда сотрудник составляет ДЗ на своего непосредственного начальника. Если работник считает, что его руководитель действует неправомерно или его действия могут привести к потерям (как материальным, так и моральным), то он имеет право написать записку на имя вышестоящего директора.

Следует понимать, что вы можете составить ДЗ на любого человека, но чтобы она имела реальный вес, ее нужно подтвердить какими-то фактами. Обычно для подтверждения составляется специальный акт, который подписывает либо сам нарушитель дисциплины, либо свидетели, которые видели процесс. Например, если сотрудник периодически опаздывает на работу, то подписать акт может охранник, который стоит на пропускном пункте, коллеги или непосредственный начальник. Если произошло грубое нарушение дисциплины (например, драка), то подписывают свидетели или пострадавшие и пр. Тот, кому записка адресована, будет принимать решение на основании ее текста и текста акта. Без подтверждения ДЗ хоть и может иметь некоторый вес, но все же опираться на нее при принятии решений не стоит, поскольку они могут быть оспорены.

Обязательно ли на основании ДЗ должны быть применены меры взыскания? Практика показывает, что нет. Ответственное лицо само решает, нужно ли применять взыскание, каким оно будет и когда именно оно начнет действовать. Вполне возможно, что если проступок несерьезный, то руководитель обойдется профилактической беседой.

Порядок оформления

Рассмотрим классический образец служебной записки о нарушениях в работе и разберем реальные примеры составления. Напомним, что строгого образца не существует, то есть документ можно написать в произвольной форме. Но все же нужно придерживаться правил документооборота, ведь на основании ДЗ будут приниматься решения и составляться другие бумаги о взыскании. В записке обязательно должны присутствовать:

1. ФИО и должность руководителя или ответственного лица, на которое пишется докладная.
2. ФИО и должность автора записки. Анонимные докладные не могут быть приняты для дальнейшей работы.  
3. Как именно называется документ (название пишется посередине листа).
4. Текст письма, в котором описывается произошедшая ситуация. В тексте нужно рассмотреть саму ситуацию и последствия, привести факты и подтверждения того, что она реально произошла, привести хронологию и пр.
5. Анализ сложившейся ситуации. Здесь указывается, что могло произойти или произошло из-за того, что некий работник допустил нарушение трудовой дисциплины.
6. Рекомендации составителя. Здесь нужно написать, какое именно решение вы рекомендуете принять по сложившейся ситуации.
7. После текста ставится подпись автора и дата составления.
8. Если на предприятии действует внутреннее делопроизводство, то на документ ставится входящий номер, он регистрируется в соответствующих журналах.

Цели и типы докладных

При написании ДЗ ставится цель уведомить вышестоящее начальство о каком-то происшествии и нарушении, причем пишущий снимает с себя ответственность за происходящее. Он сообщает о том, что произошло, выдвигает свое предложение по инциденту и ожидает реакции от ответственного лица. Существует четыре основных типа записок:

1. Внутренние, которые пишутся исключительно внутри компании на имя директора или вышестоящего руководителя.
2. Внешние, которые направляются в структурные подразделения компании или в необходимые инстанции, связанные с ее деятельностью.
3. Принудительные, которые составляются в ответ на какое-то событие под давлением руководителя.
4. Инициативные, которые составляются исключительно по инициативе сотрудника. Если работник не имеет возможности решить возникающую проблему и у него не хватает полномочий для этого, то он уведомляет директора.

Внимание: нужно понимать, что ДЗ не является подтверждением нарушения трудовой дисциплины. Она нужна исключительно для уведомления о произошедшем событии и может стать обоснованием для дисциплинарного взыскания или административного/уголовного производства.

На какие происшествия составляется

Конкретного списка, по которому нужно составлять ДЗ, не существует: сотрудники делают это по своему усмотрению. Обычно их пишут после того, как были выявлены факты неисполнения сотрудником трудовых обязанностей либо же допущены грубые нарушения дисциплины. Про мелкие нарушения обычно никто не сообщает, просто акцентируется внимание на этом. За неисполнение обязанностей руководитель имеет право вынести работнику предупреждение или выговор, за грубые нарушения санкции могут быть значительно серьезнее, вплоть до увольнения. Рассмотрим список грубых нарушений (они указаны в трудовом законодательстве):

1. Нахождение на рабочем месте в состоянии наркотического или алкогольного опьянения.
2. Отсутствие на рабочем месте дольше, чем 4 часа подряд без уважительной причины (так называемый прогул).
3. Порча имущества, принадлежащего компании, допущение растрат или совершение кражи имущества сотрудников/компании.
4. Различные нарушения в финансовой сфере, злоупотребление доверием, непредоставление необходимой информации о себе. Сотрудник, занимающий ответственную должность (например, силовик или чиновник), может скрыть данные о том, что у него есть недвижимость или счета и иностранных банках, что влечет за собой подрыв доверия к работнику.
5. Сотрудник без уважительной причины не хочет выполнять свои трудовые и должностные обязанности.
6. Рабочий отказывается от прохождения медицинского осмотра (действует для некоторых должностей и профессий, обычно связанных с общепитом и работой с людьми).
7. Рабочий не прошел аттестацию по технике безопасности или не получил необходимые для работы документы (например, медицинская справка для водителей, допуск до работы с определенным напряжением для электриков и пр).

Допускается написание ДЗ как при нарушении правил, установленных трудовым кодексом, так и действующих на предприятии (при условии, что при трудоустройстве сотрудник согласился их соблюдать). То есть если в компании введен дресс-код, а некоторые люди регулярно его нарушают, то к ним могут применяться обоснованные санкции. Или, например, на предприятии действует требование о запрете курения вне установленных мест, а кто-то курит в цеху, нарушая правила техники пожарной безопасности.

Как правильно составить

В большинстве случаев в компаниях не существует строго оговоренной формы ДЗ, но в некоторых случаях она может быть принята руководством и юристом. Если вы сомневаетесь в этом или составляете документ впервые, то обратитесь к секретарю или делопроизводителю и попросите пример докладной записки о нарушении трудовой дисциплины. Если есть соответствующая форма, то составляйте документ строго по ней. Если нету, то ознакомьтесь с нашей инструкцией:

1. Докладную составляют на обычном листе А4 в рукописном или печатном виде. Вы можете создать шаблон на своем компьютере и при необходимости просто вставлять в него нужные данные.
2. В шапке документа обязательно указывается ФИО и должность человека, которому направляется записка, а также ФИО, должность и контактные данные автора.
3. Под шапкой по центру прописывается название, в нашем случае это “Докладная записка”. Писать название не обязательно большими буквами, но строгих правил тут не существует.
4. После названия необходимо изложить ситуацию и указать, кто именно допустил нарушение дисциплины и каким образом. Здесь же нужно указать, какую характеристику автор дает нарушителю и как оценивает его проступок (можно указать даже степень тяжести).
5. Ниже нужно описать меры, которые принял работник, чтобы зафиксировать нарушение и отреагировать на него. Это может быть воспитательная беседа, медицинское освидетельствование, составление акта и пр.
6. Указываются действия, которые были направлены на то, чтобы зафиксировать событие. Дальше нужно перечислить работников, которые видели происшествие, и привести доказательства того, что оно действительно имело место быть.
7. После основного текста нужно указать, что, по вашему, необходимо совершить руководителю, чтобы закрыть данный вопрос.
8. В конце необходимо поставить подпись, заново указать ФИО и должность, при необходимости допускается проставление печати.

Рассмотрим стандартный пример ДЗ. Напомним, что она не имеет строгой формы и не требует использования фирменного бланка, но все вышеуказанные пункты должны в ней присутствовать.

Руководителю ООО “Семицветик”

Егорову С.Н. мастера 7-го участка цеха ДНЗ Соколова О.П

Докладная записка

о грубом нарушении трудовой дисциплины вх.н. 240 от 10.06.2019

      Сообщаю, что вчера, 9 июня 2019 года, слесарь Кочетков Игорь Юрьевич допустил серьезное нарушение правил техники безопасности и трудовой дисциплины, явившись после обеда в 14-00 в нетрезвом состоянии. После обнаружения этого факта он был отправлен домой. Из объяснений Кочеткова следует, что он в этот день получил заработную плату и решил отметить это событие путем употребления 200 граммов водки в ближайшем кафе.

В связи с этим предлагаю объявить слесарю Кочеткову Игорю Юрьевичу выговор и лишить его премии за текущий месяц.

Мастер 7-го участка                                                                                                                                                                   9.06.2019

Соколов Олег Петрович                                                                                                                                                           Роспись