Акт списания топлива: образец

Автор статьи: Семенов А.В.

Обеспечение выполнения производственных задач на некоторых предприятиях невозможно без использования транспортных средств. Наличие на балансе компании техники обязует руководителя включить в статью затрат расходы на ГСМ, которые необходимы для ее обслуживания. Как их правильно списывать с баланса компании?

Учет использования топливных материалов

Расходные материалы для обеспечения работы транспорта учитываются в путевом листе, в котором отражается информация, позволяющая произвести расчеты.

В документе указываются показания спидометра, количество выданного и оставшегося горючего. Несложные вычисления позволяют определить параметры расхода. Их можно также определить по нормативным значениям, регламентированным законодательными актами.

Сведения из путевого листа позволяют произвести расчет по фактическим и нормативным данным. Полученные результаты учитываются в бухгалтерском учете. В некоторых ситуациях ГСМ путевой лист невозможно использовать для определения параметра расхода. При его использовании для обеспечения функционирования специальной техники, акт на списание оформляется по фактическим данным.

Зачем нужен акт на списание

Акт на списание ГСМ, образец которого должен быть разработан на каждом предприятии, относится к первичной документации, сведения из которой учитываются в бухгалтерском и налоговом учете. При помощи документа можно рассчитать понесенные субъектом предпринимательства расходы, которые учитываются при расчете налогооблагаемой базы, что позволяет снизить налоговые обязательства.

Если расходные материалы были использованы для обслуживания техники, то к акту необходимо приложить путевой лист, в котором отражены основные параметры эксплуатации. Документ выдается водителю в начале рабочего дня, по истечении которого должен быть передан в бухгалтерию вместе авансовым отчетом с зарегистрированными и документально обоснованными тратами наличных средств.

Правила оформления

Перед тем как оформлять акт на списание, следует создать комиссию по предприятию в минимальном составе 2 человека. Один из них должен быть материально ответственным лицом. Остальные члены комиссии должны быть работниками различных подразделений. Важно выделить, кто из участников будет председателем комиссии, а кто ее членами, и выпустить приказ о ее назначении.

Задачей комиссии является сверка фактических затрат горючего с установленными в компании нормами. Следует отметить, что для каждого вида транспорта должны быть установлены отдельные нормы, которые также должны быть отдельно утверждены.

В обязанности членов комиссии входит определение актуальности применяемых стандартов и соответствие их фактическим параметрам.

Для этого они организуют совместные с водителями выезды, в ходе которых фиксируют контрольные данные прошедшего километража и сопоставления их с количеством топлива, которым был заправлен транспорт перед проведенной операцией. Члены комиссии также ведут учет и анализируются сведения из путевых листов.

Стоит отметить, что комиссия обязательно должна быть создана только на тех предприятиях, деятельность которых масштабна. Небольшие субъекты предпринимательства могут списывать топливо по решению руководителя.

Акт списания топлива, образец

Отсутствует унифицированная форма акта на списание, поэтому он может быть составлен в произвольном виде. Удобно разработать на предприятии шаблон документа, который будет использоваться при документальном оформлении подобных операций. Утвержденный образец акта на списание бензина должен содержать информацию:

• название субъекта предпринимательства;
• дата оформления документа;
• сведения о водителе транспортного средства, горючее с которого было израсходовано и подлежит списанию;
• информация о транспорте;
• перечень списываемых материалов с указанием идентификационной характеристики, количества и стоимости.

Как правильно оформить

Акт оформляется на фирменном бланке компании или на обычном листе бумаги А4. Он может быть напечатан при помощи компьютерного устройства или составлен от руки. Документ должен содержать нужную для проведения бухгалтерского списания информацию, заверенную подписями ответственных за проведение мероприятия лиц. Печать субъекта предпринимательства ставить необязательно, поскольку с 2016 года она необязательна в делопроизводстве субъектов предпринимательства.

После составления документа и учета отображенных в нем сведений в базе данных предприятия и в отчетности по деятельности, он передается на хранение в архив.

Для удобства восприятия всю информацию лучше отображать в виде таблицы. В ней не допускается ошибок и исправлений, а все внесенные сведения должны быть достоверны. Неточности в документе могут стать причиной применения к ответственному лицу и руководителю организации штрафных санкций.

План составления документа

В верхней части акта необходимо оставить место для его утверждения руководителем. При оформлении документа в печатном виде рекомендуется внести в его шапку фразу «утверждаю», а на следующей строке оставить место для подписи руководителя, а также указать его должность и расшифровать инициалы. Обязательно надо указать дату, которой был утвержден акт.

Отступив несколько строчек после оформленной шапки документа, в центральной части листа указывается название «Акт» и расшифровывается цель его составления «списание расходных материалов». Ниже отображается состав комиссии с внесением сведений об их должности и личных данных.

Перед заполнением таблицы с перечнем расходных материалов, предназначенных для снятия с учета, следует указать период, за который проводится процедура, а также параметры транспорта, для обеспечения работы которого они были использованы. В таблице следует заполнить графы, в которых идентифицируется название ГСМ в том ракурсе, в котором оно отображено в приходном ордере и числится на балансе. В ней также нужно указать количество списываемого топлива и его стоимость, а также сопоставить фактический расход с нормативным.

Заполненный бланк должен содержать информацию о направлении расходования ГСМ, к примеру, на нужды субъекта предпринимательства. К нему необходимо приложить обосновывающую и подтверждающую расходование документацию. Она должна быть указана в акте в разделе «приложения». Документ подписывается всеми членами комиссии и утверждается руководителем компании.

Итоги

Составленный комиссией акт списания топлива позволяет ответственному за ведение бухгалтерии лицу снять с баланса приобретенные ранее ГСМ, которые были использованы в процессе эксплуатации транспортной техники. Форма документа не утверждена, однако в нем должны содержаться сведения, позволяющие идентифицировать конкретный вид топлива и транспорт, для которого оно было выделено, а также израсходованное количество и цену, по которой была произведена закупка расходного материала. Неправильно составленный акт может впоследствии стать причиной претензий со стороны проверяющих органов.