Присоединяйтесь к нашим
сообществам в социальных сетях
Задать вопрос юристу
Нуждаетесь в консультации специалиста?
Консультации юриста по России
8 800 333-45-16 доб 595
Звонок по России бесплатный
8 499 703-05-89
По Москве и Московской области
8 812 429-73-19
По Санкт-Петербургу и области

Тайм менеджмент: управление временем

Неумение управлять собственным временем усложняет каждую задачу человека. Для их решения тратится больше времени. Это вызывает личное неудовлетворение и провоцирует вопросы руководства об эффективности работы специалиста. Избежать неприятности можно разобравшись, как управлять своим временем, и поменяв свой подход к решению рабочих вопросов.

Тайм менеджмент что это такое
Тайм менеджмент — управление временем

Тайм менеджмент: немного истории

Об актуальности эффективного использования личного времени впервые заговорили еще в 20-х годах в Научной организации труда. В лиге «Время» публиковался цикл статей «Борьба за время». В 70-е года биологом Любищевым был разработан метод хронометража, который был одобрен людьми, ценящими свое время и желающими рационально им распоряжаться. Его основной идеей стало стремление человека к выработке мышления способствующего грамотному управлению личными ресурсами за счет правильного распределения временем.

Первая кафедра тайм-менеджмента была открыта в 2007 году при московском финансово-промышленном институте. Много желающих сразу же изъявили желание получить образование по профессии тайм-менеджер. На сегодняшний день научиться правильно распределять время можно на тематических тренингах и семинарах.

Мифы и заблуждения об умении управлять временем

Вместе с ростом популярности и востребованности, современная система управления сформировала ряд понятий, принимаемых на веру и не подвергающихся сомнениям. В основном они обусловлены заблуждениями, которые, несмотря на свою безобидность, могут привести к реальным жизненным ошибкам, снижающим мотивацию, самооценку и веру в успешную деятельность.

Об успехе и системе управления временем

Популярным мифом является утверждение, что успешным человеком без соблюдения правил тайм-менеджмента стать невозможно. Его опасность заключается в приравнивании организованности и успешности. Понятия не являются идентичными, поскольку успех находится в непосредственной зависимости только от принимаемых решений. Если оно не актуальное или несвоевременное, то правильно выбранная система управления временем не окажет никакого влияния на результат деятельности.

Универсальность тайм-менеджмента

Тайм менеджмент управление временем
Разделение дел по приоритетам

Вторым заблуждением является убеждение в универсальности системы. Психологи подразделяют людей на упорядоченных и хаотиков, а также на рационалов и интуитов. Для каждого типа характерны определенные ценности, убеждения, жизненные принципы и особенности характера. По этой причине примерка на себя чужого образа методом копирования разрушит личность и сформирует чувство неуверенности при несовпадении стиля системы. С особенностями личности он может совпасть лишь случайным образом. Чаще всего требуется доработка метода и корректировка его под себя.

Система управления временем не эффективна

Многие люди считают тайм-менеджмент не эффективным. Практика свидетельствует, что лиц, которые попробовали управлять своим временем и отказались от неактуальной, по их мнению, затеи, намного больше, чем личностей, которые успешно пользуются системой. Чтобы она была эффективной, необходимо постоянно работать над собой и над совершенствованием модели метода управления временем. Она должна соответствовать типу личности, образу жизни, ситуации и виду деятельности. Только при таком подходе можно ожидать результативности.

Тайм-менеджмент и экономия времени

Еще одним мифом является убеждение, что, применяя любую методику управления временем, можно его сэкономить. Приемы тайм-менеджмента позволяют систематизировать все дела и за счет этого устранить суету и внутреннее беспокойство. Количество заданий не уменьшается, однако в первую очередь будут выполняться безотлагательные дела, которые провоцируют беспокойное состояние. Неправильное применение методики или неверный ее выбор может усугублять положение человека и вызывать у него раздражение.

Главные принципы тайм менеджмента

Эффективный тайм менеджмент способствует идентификации важного от второстепенного, осознанному распоряжению своим временем и достижению цели в самостоятельно установленные сроки.

Научившись управлять временем, человек приобретает полезные привычки и навыки, которые позволяют грамотно планировать и систематизировать свою жизнь. В ходе внедрения в нее системы тайм менеджмента необходимо учитывать его главные принципы, являющиеся основополагающими для быстрого воплощения в реальность запланированного.

Планирование действий

Отсутствие времени чаще всего не отражает действительную проблему. Обычно она имеет психологический характер, выраженный в неуверенности в своих силах и возможностях, в отсутствии поставленных целей и в неумении расставлять приоритеты. Чтобы все успеть, необходимо разделить все свои дела на несколько категорий:

  • важные и срочные, решение которых требуется безотлагательно;
  • важные и несрочные, которые чаще всего связаны со сферой образования, повышения или подтверждения квалификации и личностного развития, формирующиеся ввиду пренебрежения важными и срочными делами;
  • неважные и срочные, которые можно спутать с важными и срочными, однако не всегда срочное является действительно важным;
  • неважные и несрочные, имеющие характер приятных и интересных, поэтому рабочий день чаще всего начинается с них, отодвигая на второстепенный план важные и срочные задачи.
Читайте также:  Что такое KPI как показатель и критерий оценки эффективности деятельности

Формулирование цели

Чтобы достичь определенных результатов, важно правильно поставить цели. Не рекомендуется фокусироваться исключительно на деньгах. Следует ориентироваться на дела, которыми нравится заниматься, а финансовый результат будет вознаграждением за качественно выполненную работу. Формулируя перед собой цель, следует учитывать, что она должна оказывать влияние на жизнь. Для ее идентификации следует посетить целевой тренинг.

Фиксирование плана

Как управлять своим временем
Типы тайм менеджмента

Устно составленный план не обязует выполнять его позиции. Однако, если он зафиксирован на бумаге, человек имеет наглядное представление о том, что ему предстоит сделать. Такое решение организует и упорядочивает мысли, что способствует лучшему запоминанию и предупреждает искажения реального опыта реализации задуманного. Одним из методов, позволяющим придать планам конкретность и наглядность является их отображение в виде диаграммы Ганта. В ней указываются все текущие задачи с указанием сроков их реализации, продолжительности каждого этапа и очередности их выполнения.

Пример

Цель – построение дома. Чтобы ее зафиксировать и придать наглядность, необходимо разбить масштабную задачу на несколько простых этапов:

  • подготовить земельный участок;
  • вырыть яму;
  • заложить фундамент;
  • возвести здание;
  • обустроить помещение.

При отображении задачи в таком ракурсе, она становится проще, поскольку ее разбитие на несколько небольших проектов визуализирует цель. Пренебрежение таким методом придает основной цели неподъемный статус, реализация которой изначально кажется сложной и практически невозможной.

Определение приоритетов

Желание успеть сделать все дела, является проблемой современного человека, поскольку оно вызывает чувство тревоги ввиду сложности одновременного выполнения нескольких задач.

Запланированное часто невозможно реализовать, что становится причиной формирования неудовлетворения и неуверенности в своих силах. В большинстве случаев человек понимает, что ему нужно делать в первую очередь, однако он все равно тратит свое время на выполнение второстепенных задач. Чтобы получить результат от своих действий не нужно много работать, достаточно расставить приоритеты и не стремиться выполнять несущественную работу. Такое решение способствует беспроблемному увеличению продуктивности и достижению результата от запланированного при приложении минимума усилий.

Эффективный тайм менеджмент
Что такое тайм менеджмент

При наличии множества идей для творчества и бизнеса, не стоит распыляться на их одновременную реализацию. Необходимо выбрать не более трех направлений деятельности и воплотить их в реальность. При этом следует учитывать приемы Кайрос, ориентированные на поиск удобных моментов для выполнения задач. К остальным идеям следует приступать только после их полноценной реализации.

При расставлении приоритетов, следует учитывать сроки выполнения поставленных задач. К ним может быть применено понятия дедлайн или редлайн.

Дедлайн идентифицирует крайний срок выполнения задания. Время для его реализации должно быть правильно определено, поскольку, если его недостаточно, то задача вряд ли будет решена вовремя или будет выполнена некачественно. Если времени слишком много, то работа будет растянута во времени и исполнитель сможет позволить себе много отвлекающих факторов, что также скажется на результате.

Редлайн определяет сроки сдачи работы внутри компании. Между редлайном и дедлайном должен быть временной резерв, чтобы у представителей организации был запас времени на проверку сданной работы, корректировку выявленных недочетов или на ее переделывание.

Акцентирование на главном

Каким бы важным делом не занимался человек, всегда найдется занятие, отвлекающее его внимание.

Чаще всего он сам виноват в том, что не может акцентироваться на главном. Громкая музыка, телевизионные передачи, неудобное рабочее место или бессмысленный серфинг в интернете, не способствуют серьезному настрою на работу. Чтобы настроиться на нужный лад, необходимо осознание, что быстро добиться поставленной цели можно только принимая меры, ориентированные на концентрацию внимания.

Читайте также:  Коэффициент рентабельности собственного капитала

Анализ полученного опыта

Разрабатывая план действий по отношению к текущему делу, следует учитывать опыт, сформированный в ходе реализации предыдущей задачи. Это поможет избежать допущенных ранее ошибок и увеличить эффективность деятельности.

Создание собственных правил

Создавая собственные правила с ориентацией на личные интересы, человек может достичь результатов быстрее, чем при работе по универсальным шаблонным методикам.

Планируя свои действия, необходимо компетентно расставлять приоритеты в соответствии с собственными интересами, возможностями и предпочтениями. Оптимальным вариантом будет автоматизация своих дел. Прежде чем приступать к работе, следует оценить биоритмы собственного организма, чтобы понять, в какое время она наиболее плодотворна. К примеру, совам нет смысла работать с утра, поскольку наилучших результатов они смогут достичь во второй половине дня, а жаворонкам лучше работать в утреннее время.

Для упрощения рутинных действий, однообразные дела лучше выполнять подряд, а переключаться на другую деятельность следует только при их завершении. Это связано с особенностью восприятия мозга. Он привыкает к повторяющимся действиям и способствует их быстрому выполнению.

Основные правила управления временем

Тайм менеджмент не может быть эффективным при неправильно поставленных целях. Неактуальные задачи не приближают человека к цели, и при этом поглощают его временные, финансовые, материальные и энергетические ресурсы. Управление временем проводится в соответствии с определенными правилами, основными позициями которых является временное планирование в соответствии с объективными и субъективными факторами. Важно учитывать собственный настрой на выполнение конкретного задания, поскольку отсутствие вдохновения станет причиной подавленности и опустошенности.

Тренинг
Планирование при помощи диаграммы Ганта

Если в списке отображено много задач, то пренебрежение расставлением приоритетов может стать причиной неудовлетворения от собственных действий. Для распределения заданий по степени важности, рекомендовано использование методики Парето, основанной на поиске важных 20 процентов от всех дел, которые принесут максимальный результат.

Список дел должен быть всегда при его составителе, что позволит не упустить важные моменты. При их составлении следует учитывать особенности биоритмов организма, предполагающих планирование важных дел до 12 часов дня. Однако при установлении временных рамок, следует учитывать и индивидуальные особенности, определяющие время максимальной работоспособности и выносливости человека.

Не стоит работать одновременно над несколькими заданиями. Эффективнее будет довести одно дело до конца, прежде чем приступать к другому. В ходе реализации дел не рекомендуется себя принуждать, следует постоянно себя мотивировать. Предвкушение каких-либо удовольствий, покупок или наград станет стимулом лучше и быстрее выполнить запанированное, а принуждение и шантаж заметно снизит производительность.

Если для реализации задачи требуется менее 10 минут, то ее необходимо выполнить безотлагательно. Сложные задания необходимо разбить на несколько этапов.

Как тайм менеджмент влияет на жизнь и работу

Грамотное распоряжение временем позволяет за непродолжительный временной период добиться реализации творческих проектов и получить за это ожидаемое вознаграждение. В системе управления временем предусмотрено право человека на отдых, что повышает его работоспособность и помогает ему по новому взглянуть на свои задачи и способы их реализации.

Разобравшись с понятием тайм менеджмент, что это такое, и какие методы и способы его реализации, система может быть использована не только применительно к конкретному заданию, но и к жизненным обстоятельствам. Она способствует улучшению самочувствия ввиду сформированного чувства уверенности и увеличению свободного времени.

Выводы

Многие считают тайм менеджмент управление временем волшебной таблеткой, решающей все временные проблемы, однако на самом деле он является длительным и мучительным процессом внесения в свой образ жизни изменений и выработки новых навыков, которые ранее были непривычны. При внедрении элементов методики управления временем, эффективность работы и показатель производительности резко снижается. На таком уровне они остаются до момента, пока новые привычки и навыки не будут выработаны до автоматизма, что потребует дополнительного времени, мотивации и жизненной энергии.

Стоит отметить, что человек по своей натуре ленив, поэтому мало кто полностью перестраивается. Освоенный тайм-менеджмент позволяет принимать точнейшие решения в условиях дефицита информации и времени, а также не теряться в сложных ситуациях.

Добавить комментарий