Присоединяйтесь к нашим
сообществам в социальных сетях
Задать вопрос юристу
Нуждаетесь в консультации специалиста?
Консультации юриста по России
8 (800) 500-27-29 доб. 999
Звонок по России бесплатный
8 499 350-66-93
По Москве и Московской области
8 (812) 426-14-07 доб. 859
По Санкт-Петербургу и области

Табель учета рабочего времени: условные обозначения, коды и сокращения

Табель учета рабочего времени является важным документом, поскольку на основании сведений из него производятся расчеты по заработной плате наемных работников. Он может иметь унифицированную форму или быть самостоятельно разработанным. Идентифицирующие определенные факты обозначения в документе зависят от типа используемого бланка. Какие вопросы могут возникнуть при заполнении табели, и какие обозначения необходимо использовать?

Обозначения в табеле учета рабочего времени
Учет рабочего времени

Общая информация

В ходе производственной деятельности планируемое и фактическое время работы могут не совпадать, что обусловлено различными факторами, которые являются причиной увеличения или уменьшения количества рабочих часов.

Для их фиксирования, а также с целью отображения оснований для их изменения, используется табель. Документ предназначен для сбора и анализа сведений об отработанном временном периоде каждым из работников, а также о переработках и неявках. Отображенная в нем информация понадобится для бухгалтерии в процессе расчета величины оплаты труда.

Табель может быть затребован представителями Налоговой Службы для проверки корректности налоговых начислений и сотрудниками ФСС для контроля правильности размера социальных пособий. Информация с него в виде отчетности подается в Росстат для сбора и формирования статистических сведений. Она может быть интересна работникам трудовой инспекции, в компетентности которых проверка соблюдения прав граждан компании, с которыми оформлены трудовые отношения.

Форма документа

Каждый субъект предпринимательства вправе применять собственный бланк табеля.

При его разработке можно адаптировать под специфику компании унифицированные формы. На титульном листе документа необходимо указать наименование компании и привести буквенно-цифровую систему кодов, идентифицирующих различные обстоятельства. Ежедневный учет рабочего времени проводится в таблице. Третья часть документа предусмотрена только в форме Т-12, что и отличает ее от бланка Т-13. В ней отражаются сведения о заработной плате, итоговая сумма которых определена с учетом применных тарифов и ставок, а также отработанного времени.

Порядок оформления

Табель заполняется назначенным приказом сотрудником, в обязанности которого вменяется фиксирование рабочего времени каждый день.

На большом предприятии ответственными за предоставление корректных данных являются руководители структурных подразделений, а обязанность по оформлению документа может быть вменена табельщику. Перед начислением оплаты труда, табель передается в отдел кадров и в бухгалтерию для проведения расчетных операций. После использования документа, он передается для хранения в архив. Правовыми актами регламентировано время хранения 5 лет для обычных предприятий и 75 лет для компаний, на которых труд осуществляется во вредных и опасных условиях.

Обозначения в табеле учета рабочего времени

В обязанности работодателя входит организация учетной деятельности в сфере фиксации и контроля времени работы сотрудников. Для этого используются документы унифицированной формы Т-12 или Т-13. Правовыми актами не запрещено ведение самостоятельно разработанной документации, поэтому ответственное лицо вправе вести учет в том виде, в котором ему это удобно.

Табель учета рабочего времени обозначение букв
Образец заполнения табеля рабочего времени

Для удобства пользования табелем, на его титульном листе должны быть отражены применяемые аббревиатуры и расшифровки к ним. В документе, утвержденном правовыми актами, 36 шифров. При разработке своей формы рекомендуется придерживаться стандартных обозначений, однако допускается от них отклонение. Отработанное время сотрудниками отображается буквенными шифрами:

  • Я – время, соответствующее работе человека в соответствии с рабочим графиком;
  • РВ – деятельность сотрудника в дни, отнесенных к категории нерабочих;
  • С – работа сотрудника в дни рабочего графика, но свыше установленной продолжительности рабочего дня;
  • Н – продолжительность работы в ночной временной промежуток;
  • К – время нахождения человека в командировке, оформленной по приказу руководства.
Читайте также:  Как уволиться материально ответственному лицу

Факт отсутствия человека на рабочем месте фиксируется буквенными идентификаторами НН в случае, если причина события не выяснена. При болезни, дни невыходов отмечаются буквой Б, при забастовке – З, при оформленном отпуске по беременности и родам – Р. Если было выяснено, что отсутствует причина невыхода, то в ячейках, соответствующих определенным дням, указывается ПР, что расшифровывается как прогул. Отпуск всегда идентифицируется буквой О. Второй буквой уточняется его вид:

  • Т – основной;
  • Д – дополнительный;
  • З – без содержания;
  • Ж – по уходу за ребенком.

К примеру, обозначение отпуска за свой счет в табеле учета рабочего времени будет отображаться как ОЗ. Если обстоятельства трудовой деятельности не позволяют их идентифицировать при помощи регламентированных шифров, то руководитель субъекта хозяйствования вправе придумать свой и отразить его в распорядительной документации. Стоит отметить, что если компания использует свой бланк, то для его заполнения можно применить произвольное шифрование.

В документ вносятся все сведения о рабочем времени трудящихся. В качестве альтернативного варианта в нем можно отображать только ту информацию, которая отличается от стандартной.

Заполнение документа

Условные обозначения, коды и сокращения в табеле вносятся напротив фамилии работника. Ячейка, ему соответствующая, делится на два горизонтальных отсека. В его нижней части указывается число, соответствующее зафиксированному количеству отработанных или неотработанных дней, а в верхней части отображаются шифры, соответствующие характерным для ситуации обстоятельствам. В конце месяца все числовые значения суммируются. Они могут быть выражены в часах или в днях.

Обозначение отпуска за свой счет в табеле учета рабочего времени
Обозначения в табеле рабочего времени

В табеле предусмотрены графы для отображения сведений, фиксирующих отклонения деятельности сотрудника от планируемого трудового режима, к примеру, такие как работа во время, не отнесенное к категории рабочего. Эти значения суммируются отдельно, поскольку для них характерен другой порядок расчета оплаты труда.

Нестандартные ситуации

Цифровые значения и буквенные обозначения в табеле учета рабочего времени чаще всего несложно заполнять, поскольку стандартный учет заключается в равномерном распределении временных параметров по каждому сотруднику.

Однако, при определенных обстоятельствах могут возникнуть сложности с оформлением документа. Если работник отпрашивается на несколько часов, то в табеле фиксируется фактическое число отработанных часов, а на время отсутствия человека должен быть оправдательный документ.

Табель учета рабочего времени, обозначение букв в котором характеризует время выполнения человеком производственных заданий, должен быть заполнен даже в нестандартной ситуации. Если табельщик не владеет истинной причиной отсутствия сотрудника на рабочем месте, то до ее выяснения можно поставить «НН», которое впоследствии может быть зачеркнуто для внесения актуальных данных. Обозначение прогула в табеле учета рабочего времени может быть как буквенная комбинация ПР. Она может быть сменена руководством на другую идентификацию.

Внесение корректировки

Информация о рабочем времени может быть изменена в соответствии с фактическими событиями, поэтому часто возникает необходимость внесения корректировок в табеле его учета. Исправления вносятся с целью отображения реальной ситуации, актуальность которой может быть документально подтверждено. Мероприятие может быть проведено за счет оформления корректирующего бланка, который является приложением к основному документу. Исправления можно внести на исходной документации посредством зачеркивания неверных сведений горизонтальной единой чертой и внесения детально объясняющей ситуацию записи.

Читайте также:  Увольнение без отработки 2 недель

Ответственность за неправильное заполнение

Условные обозначения, коды и сокращения
Титульный лист табеля рабочего времени

В обязанности руководителя субъекта хозяйствования входит контроль правильности заполнения табеля, поскольку отображенные в нем сведения являются основание для расчета и проведения финансовой операции по выплате сотрудникам заработанного. Выявление контролирующими органами неточностей в документе является основанием для применения к ответственным лицам и к предприятию штрафных санкций. За отсутствующий табель будет начислен штраф на руководителя от 1000 до 5000 рублей, а на предприятие от 30000 до 50000 рублей.

При выявлении ошибок в документе, представители уполномоченной к контролю организации должны выяснить присутствие злого умысла в правонарушении. Размер санкций определяется суммой, благодаря которой были занижены налоговые обязательства компании, а также конкретными обстоятельствами, обуславливающих нарушение.

Как заполнять

При заполнении документа нужно учитывать, что ко всем его идентификаторам применяется единая система обозначений. Для каждого работника выделяется одна строка. Учет ведется только по тем сотрудникам, с которыми оформлен трудовой договор. Для внутренних совместителей выделяется две строки. Не нужно учитывать в табеле сведения по неофициально работающим лицам, внешним совместителям и работникам, трудящимся на условиях гражданско-правового договора.

Титульный лист

На титульном листе отображаются сведения, идентифицирующие субъекта предпринимательства, который ведет учет своих наемных работников. В этой части документа необходимо указать название компании и все ее регистрационные коды. На первом листе документа указывается применяемая система нумерации и отображаемый в документации временной период. После его утверждения всеми ответственными специалистами и использования информации для проведения финансовых расчетов, табель передается на хранение в архив.

Табличная часть

В табличной части табеля каждому работнику присваивается порядковый номер, которому должны соответствовать персональные данные сотрудника, указанные в соответствии с заполненными в личных карточках сведениями. Графа, в которой фиксируются факты явки или неявки человека на работу, ведется в ежедневном режиме. Горизонтальной линией она разделена на две части. В верхней отображается код, идентифицирующий причину события, а в нижней указывается число фактических отработанных часов.

Буквенные обозначения в табеле учета рабочего времени
Табличная форма табеля

В отдельных столбцах отображается информация о времени работы в часах и днях по итогам двухнедельного и месячного периода. Количество часов, на протяжении которых человека не было на рабочем месте и код причины обстоятельств фиксируется в отдельной графе. Для удобства проведения расчетных операций суммарные сведения сводятся в итоговом столбце, в котором указывается фактически отработанное время, полученное как разница между количеством рабочих дней в учетном периоде по плану и числом дней невыхода с учетом дней, в которые человек может официально не работать, поскольку они идентифицируются как праздничные или выходные.

Раздел, регламентирующий финансовые операции

Обозначение прогула в табеле учета рабочего времени
Табель, заполняемый в программе

Лист, в котором указываются сведения об оплате труда, заполняется в форме Т-12. В его табличный вид вносятся данные об окладе, о премиях, об отпускных и об удержаниях из заработной платы по ряду определенных причин. Отпуск без сохранения зарплаты, прогулы, простои по причине работника, не учитываются при расчете рабочего времени. После заполнения документа, в нем должны поставить подпись руководитель подразделения, кадровый сотрудник и лицо, назначенное приказом за ведение документации.

Итоги

Сведения из табеля, при помощи которого производится учет времени трудовой деятельности каждого сотрудника, являются основанием для расчета величины оплаты труда. Поэтому важно компетентно заполнять документ. Каждая запись в нем является основанием для начисления или удержания средств, относящихся к категории оплаты труда.

Добавить комментарий