Присоединяйтесь к нашим
сообществам в социальных сетях
Задать вопрос юристу
Нуждаетесь в консультации специалиста?
Консультации юриста по России
8 800 333-45-16 доб 595
Звонок по России бесплатный
8 499 703-05-89
По Москве и Московской области
8 812 429-73-19
По Санкт-Петербургу и области

Должностные обязанности секретаря

Должность секретаря предполагает определённые трудовые обязанности и предоставляет некоторые права. Чтобы человек, заняв должность знал, какие обязанности на нём лежат и что он должен делать ежедневно, необходимо иметь на предприятии такой документ, как должностная инструкция секретаря. Итак, давайте разбираться, что должен делать секретарь.

должностная инструкция секретаря

Требования к соискателям

Для того, чтобы занять вакантную должность секретаря, кандидат должен обладать определённым набором знаний и качеств. Как правило, на эту должность берут людей, которые имеют профильное среднее образование или диплом о высшем образовании. Желательно наличие опыта работы в данной должности.

Претендент должен обладать безупречной грамотностью, так как будет писать множество писем и документов, уметь грамотно выражать свои мысли в устной и письменной форме. Кроме того, умение пользоваться всей офисной техникой, такой как копировальный аппарат, факс, и тому подобное.

Умение пользоваться компьютерными программами на уровне уверенного пользователя, также является обязательным условием. Естественно, что отправка электронных писем также входит в обязанности секретаря.

Опрятный внешний вид и вежливость – тоже являются обязательными. Кроме того, необходимо уметь находить общий язык с разными людьми.

Трудовые обязанности

Самой главной и основной обязанностью человека, занимающего эту должность, будет организация жизнедеятельности офиса и выполнение распоряжений своего непосредственного руководителя. В целом, должностные обязанности секретаря, будет состоять из множества пунктов.

должностные обязанности секретаря

  1. Приём входящей и отправка исходящей корреспонденции, распределение её по отделам и подразделениям.
  2. Набор и подготовка к печати различных документов, которые требуются руководителю для осуществления своей работы.
  3. Подготовка информационных материалов, которые необходимы руководителю.
  4. Подача различного рода документов на проставление подписи руководителю.
  5. Организация рабочего времени руководителя и своевременное информирование о том или ином событии.
  6. В отсутствии руководителя на рабочем месте производит сбор и запись всей поступающей информации, которая может касаться руководителя.
  7. Составление и отправка документов по распоряжению руководителя.
  8. Проведение контроля выполнения распоряжений руководителя и своевременное доведение их содержания до соответствующих лиц.
  9. Подготовка совещаний и собраний, включающая в себя оповещение о месте и времени проведения собрания, всех участвующих лиц.
  10. Ведение протоколов собраний.
  11. Контроль и обеспечение офиса и руководителя необходимыми канцелярскими товарами.
  12. Организация приёма посетителей.
  13. Ведение базы данных необходимых для работы руководителя.
  14. Обеспечение порядка и чистоты на своём рабочем месте.
Читайте также:  Должностная инструкция администратора автомойки

Кроме того, в обязанности секретаря могут быть добавлены различные пункты, в зависимости от специфики организации. Довольно часто, секретарь выполнят функции отдела кадров, и занимается приёмом и увольнением сотрудников.

Необходимые знания

Для того, чтобы работать секретарём необходимо знать трудовое законодательство Российской Федерации, знать нормы и правила ведения документооборота. Кроме того, необходимо знать и соблюдать технику безопасности работы. А также:

  • руководящую структуру организации;
  • знать правила сдачи в архив документов;
  • правила пользования офисными приборами – принтером, факсом, копировальным аппаратом и тому подобными;
  • правила ведения деловой переписки;
  • нормы и правила общения, в том числе делового;
  • основы законодательства об административной ответственности;
  • внутренний распорядок организации.

Права

функциональные обязанности секретаря

Секретарь руководителя, как и все работники, имеет ряд прав.

  1. Предлагать методы и способы улучшения работы, которая относится непосредственно к трудовым обязанностям работника, а также организации в целом.
  2. Требовать и получать всё необходимую информацию и документы, которые необходимы для выполнения трудовых обязанностей.
  3. Получить доступ ко всей документации, которая определяет объём и круг обязанностей, связанных с занимаемой должностью.
  4. Принимать участие в принятии решений, относящихся к компетенции данной должности.
  5. Требовать и получать от руководства все необходимые средства для выполнения своих трудовых обязанностей.
  6. Все права установленные законодательством Российской Федерации также должны соблюдаться.

Ответственность

Наряду с правами, у секретаря, конечно же, имеется ответственность. Ответственность, предусмотрена в административном, уголовном и трудовом законодательстве Российской Федерации. Ответственность, превышающая законодательные нормы не может применяться к сотрудникам.

Резюме

Выполняя свои функциональные обязанности секретаря, человек должен руководствоваться законами Российской Федерации, внутренними распоряжениями и документацией предприятия, распоряжениями своего непосредственного руководства. Кроме того, должностная инструкция, также, должна строго соблюдаться.

Секретарь, как и все работники любой организации, должен знать и строго соблюдать нормы и правила, связанные с безопасностью работы, санитарно-гигиенические нормы. Помимо этого, секретарь должен понимать, что он, по сути, является лицом организации и по нему, в первую очередь, составляют представление о предприятии.

Читайте также:  Обязанности администратора ресторана и принцип работы

Добавить комментарий