Должностная инструкция офис менеджера с функциями секретаря

Каждое предприятие, организация или компания требует иметь в своём штате специалиста, способного заниматься управленческой деятельностью в сфере обеспечения документации, делопроизводства и решения различных организационных вопросов. Специалистом, удовлетворяющим данные требования предприятия, является офис-менеджер с функциями секретаря.

Полномочия по поводу назначения на должность офис-менеджера и освобождения с занимаемой должности, как правило, имеет Генеральный директор предприятия, который одновременно становится его непосредственным начальником и руководителем.

Требования к кандидатам

Требования, которые предприятие предъявляет кандидату на соискание должности офис-менеджера с функциями секретаря, состоят в следующем:

  • кандидат должен иметь высшее (можно неполное) либо среднее специальное образование;
  • иметь опыт работы на подобной должности не менее года;
  • владеть знаниями по делопроизводству, деловой этике и культуре труда;
  • быть уверенным пользователем персонального компьютера и интернета, программного обеспечения Microsoft Office;
  • уметь обращаться с оргтехникой: компьютером, факсом, копиром (МФУ), сканером, принтером.
    обязанности офис менеджера для резюме

Обязанности офис-мененджера

Исходя из названия должности, становится понятным, какие функциональные обязанности выполняет офис-менеджер: он должен отвечать за жизнедеятельность офиса и быть управляющим по административным и хозяйственным вопросам.

Таким образом, у офис-менеджера находятся в подчинении работники хозяйственного подразделения: заведующий хозяйством, водители, уборщица. Также ему подчиняется курьерская служба предприятия.

Ввиду различных производственных ситуаций, таких как временное отсутствие сотрудников по причине временной нетрудоспособности либо на время отпуска, предприятие возлагает выполнение функций отсутствующего сотрудника на сотрудника из того же либо смежного подразделения. Так, замещать отсутствующего начальника отдела кадров должен офис-менеджер, на которого возлагаются обязанности по ведению кадрового делопроизводства. И наоборот, функции офис-менеджера, который временно отсутствует, берёт на себя начальник отдела кадров. То есть должности офис-менеджера и начальника отдела кадров, как правило, взаимозаменяемы.

В процессе своей работы офис-менеджер должен уметь пользоваться и применять различные нормативные акты, законы, методики, приказы, положения, распоряжения, включая внутренние по предприятию, которые регулируют его деятельность. Также он должен придерживаться правил своей должностной инструкции и знать Устав предприятия.

Опираясь на знания из вышеуказанных источников, офис-менеджер должен ответственно подходить к исполнению свои функциональных обязанностей. Выполнять их нужно чётко, своевременно и правильно, согласно требованиям начальства. Кроме того, необходимо знать внутренний режим рабочего дня, структуру предприятия и штата сотрудников, владеть информацией о функциональных задачах департаментов предприятия, должностных обязанностях сотрудников подразделения администрации. В случае чрезвычайных или аварийных ситуаций, офис-менеджер, как и любой сотрудник, обязан знать алгоритм своих действий и выполнять их согласно инструкции.

Должностная инструкция офис менеджера с функциями секретаря прежде всего включает в себя обеспечение документооборота по управлению и администрации предприятия. Но стоит помнить, что этим функции офис-менеджера не ограничиваются.

При поиске подходящей кандидатуры предприятие указывает обязанности офис-менеджера для резюме, которые составляют соискатели для получения вакантной должности. Офис-менеджеру ставятся следующие задачи, которые он обязан выполнять:

  • принимать от сотрудников личные заявления, прочую документацию для сдачи на подпись Генеральному директору предприятия;
  • ставить печати на приказах, договорах, бухгалтерских документах;
  • работать с приказами и распоряжениями: подготавливать, печатать тексты, подписывать, согласовывать, проводить ознакомление с ними сотрудников предприятия, регистрировать, вести учёт, обеспечивать сохранность, заниматься формированием производственных дел;
  • работать с различного вида корреспонденцией, входящей и исходящей (письмами, факсимильными сообщениями, электронной почтой): принимать, передавать (пересылать) адресату, регистрировать, вести учёт (реестр), обеспечивать хранение в бумажном и электронном виде;
  • оформлять письма Генерального директора, администрации, начальников департаментов, отправлять письма высокой срочности;
  • оформлять доверенности, в том числе и генеральные, для получения важной документации, корреспонденции, посылок;
  • исполнять необходимые задания, поручения, распоряжения Генерального директора и начальников департаментов;
    должностная инструкция офис менеджера с функциями секретаря
  • работать с копиром (МФУ): осуществлять копирование, сканирование, печать документов;
  • подготавливать, печатать тексты писем, запросов и прочих документов, регулирующих деятельность предприятия;
  • вводить информацию, обеспечивать систематизированное её хранение, осуществлять поиск данных;
  • формировать производственные дела, следить за их хранением, вовремя сдавать в архив;
  • принимать факсимильные и телефонные звонки и отвечать на них;
  • если необходимо, переводить телефонные звонки на сотрудников, кому они предназначены либо компетентных в данном вопросе;
  • в отсутствие Генерального директора предприятия принимать информацию по телефону, факсу или в электронном виде и впоследствии доводить до его сведения;
  • участвовать в подготовке и проведении собраний, совещаний предприятия;
  • оповещать участников о цели собрания, когда и где оно будет проведено, протоколировать данные в ходе выступлений участников;
  • организовывать встречу посетителей и гостей предприятия: предлагать, подавать чай, кофе, воду и прочее;
  • для обеспечения командировок сотрудников, заказывать авиационные, железнодорожные билеты, бронировать гостиничные номера;
  • своевременно обеспечивать нормальное функционирование офиса: заказывать питьевую очищенную воду, если это необходимо; каждый квартал заказывать канцелярские принадлежности; каждые полгода подписываться на периодические издания, оставлять заявки арендодателям на получение счетов;
  • организовывать и контролировать сотрудников предприятия по соблюдению ими инструкций и распорядка трудового дня;
  • заниматься координацией и контролировать работу хозяйственного подразделения: заведующего хозяйством, водителя, уборщицы, а также курьера;
  • принимать заявки на пользование автомобилями предприятия и разрабатывать соответствующий график для поездок сотрудников.

    Офис-менеджер, как и все сотрудники, является членом трудового коллектива предприятия.

    Соответствующие требования всегда выдвигаются предприятием с целью поддержания порядка, чистоты как на своём рабочем месте, так и в служебных помещениях, сохранности документов и материальных ценностей, соблюдения трудовой дисциплины. Кроме того, предприятие требует от сотрудников:

  • в целях усовершенствования производительности труда рационально расходовать своё рабочее время;
  • эффективно пользоваться возможностями компьютера, оргтехники и производственного оборудования;
  • экономно тратить материалы, используемые в работе, энергоносители;
  • соблюдать инструкции по охране труда, правила противопожарной безопасности и нормы производственной санитарии;
  • не распространять коммерческую тайну, содержащуюся в особых документах предприятия, что может привести к нанесению ущерба имиджа предприятия и его сотрудников.

должностные обязанности офис менеджера

В управленческой деятельности, в рамках своей компетенции, офис-менеджер наделён правами, которыми он может пользоваться в ходе выполнения работы:

  • в полном объёме получать доступ к служебной информации (включая конфиденциальную);
  • требовать от подчиненных и исполнителей доработки или переоформления документов, если они составлены с нарушением;
  • принимать решения и подписывать документы, связанные с управленческой деятельностью;
  • предлагать начальству планы по усовершенствованию своей работы, а также работы предприятия;
  • требовать от начальства создания производственных условий, установленных санитарными нормами;
  • устанавливать поощрения либо взыскания на сотрудников, подчиняющихся офис-менеджеру, предварительно согласуя такое решение с Генеральным директором.

Кроме того, офис-менеджер несёт ответственность перед предприятием, порядок которой зафиксирован в его должностной инструкции. Он будет отвечать за свои действия, в случае если:

  • не будет справляться либо будет халатно относиться к выполнению своих должностных обязанностей;
  • допустит недосмотр, в том числе за сохранностью документации, который приведёт к причинению вреда предприятию как морального, так и материального;
  • будет разглашать данные, помеченные знаком «Конфиденциально» или «Коммерческая тайна»;
  • будет нарушать правила дисциплины труда, распорядка трудового дня.

Вывод

Подведя итоги, можно высказать мнение, что должность офис-менеджера является ответственной, ёмкой, но в то же время интересной. Она требует от человека коммуникабельности, внимательности, чёткости, умения налаживать и координировать процесс управления предприятием и сотрудниками.

Интересное по теме:

Оставить комментарий

двадцать + семнадцать =