Присоединяйтесь к нашим
сообществам в социальных сетях
Задать вопрос юристу
Нуждаетесь в консультации специалиста?
Консультации юриста по России
8 (800) 500-27-29 доб. 999
Звонок по России бесплатный
8 499 350-66-93
По Москве и Московской области
8 (812) 426-14-07 доб. 859
По Санкт-Петербургу и области

Должностная инструкция архивариуса предприятия

Архивариус – это сотрудник компании, в обязанности которого входит обеспечение сохранности документации, которая в настоящий момент не актуальна для использования, но может стать необходимой в любой момент. Бумаги хранятся в архиве, а человек, выбравший профессию архивиста, обязан обеспечивать соответствующий документооборот в подразделении, а также правильную организацию его работы. Специальность имеет ряд особенностей, а также свои преимущества и недостатки, который нужно знать и учитывать, собираясь работать в этой сфере.

Должностные обязанности архивариуса
Профессия архивариус

Общая информация

Управленческая, организационная, производственная и реализационная деятельность субъекта предпринимательства отражается документально в виде приказов, распоряжений, положений и локальных актов.

Каждый документ актуален только в определенный временной период, после истечения которого он не используется, но занимает место для хранения в ущерб новым бумагам. Ввиду избытка документов могут возникнуть проблемы с поиском нужной документации, а также с организацией документооборота.

Для решения этой проблемы, часть бумаг, информация из которых не используется в настоящее время, может быть перемещена для хранения в архив. Она может понадобиться в будущем периоде. Руководство может прибегнуть к прежним разработкам для использования информации при составлении аналогичных бумаг, а также в качестве доказательной или информационной базы, которая может понадобиться при возникновении спорных или проблемных вопросов относительно событий прошлого периода.

Должностная инструкция архивариуса предприятия
Сущность профессии

Без архивариуса решение вопроса по поиску нужного документа может стать проблематичным. При хранении всех бумаг в одном месте, их поиск может занять много времени. Поэтому их часть, которая не используется в текущем режиме, переносится в архив. Для обеспечения систематизации документооборота и упрощения поиска бумаг, руководством вносится в штатное расписание профессия архивариуса. Он всегда знает, где лежит нужный документ и предоставит его по запросу руководства.

Кто такой архивариус и где может быть востребована профессия

Архивариус — работник предприятия, являющийся экспертом, в обязанности которого входит управление архивом документов и их систематизация, а также обеспечение сохранности конфиденциальных сведений.

Специалист востребован субъектами хозяйствования государственного или частного значения, для которых характерен большой документооборот. Чаще всего его обязанности вменяются по совместительству с основной профессией, поэтому отдельно найти такую вакансию очень сложно.

Услуги архивариуса могут понадобиться при формировании статистических данных медицинского учреждения или ЗАГСа для составления списков больных, вылечившихся, родившихся или умерших, а также вступивших в брачные отношения и разведенных. Сложно обойтись без специалиста в музейных заведениях, в которых они систематизируют все экспонаты по историческим периодам.

Читайте также:  Обязанности PR менеджера

Для образовательного учреждения важно систематизировать и хранить трудовые книжки преподавателей, а также зачетки и подготовленные к выдаче дипломы. Архивариусы могут работать и на частных лиц, где их задачей может стать составление генеалогического дерева или систематизация семейных записей.

Особое внимание следует уделять архивариусам документам по охране труда, поскольку в законе регламентировано их ответственное хранение на протяжении нескольких десятков лет. Спорная ситуация или необходимость доказательства определенного факта может возникнуть в любое время, а поскольку все бумаги являются подтверждением или основанием для назначения определенных льгот, для произведения выплат или для привлечения к ответственности, то их хранение должно быть надежно.

История профессии

Образец
Архивариус в современном мире

Профессия архивариуса была создана в 1720 году Петром I. Им был подписан Устав, в котором был отражен организационный порядок государственного управления, одной из позиций которой была необходимость хранения документальных данных за прошлый период в архивах. Для их систематизации была введена новая должность, при выполнении обязанностей по которой человек составлял акты, регистрировал их и систематизировал для хранения. Изначально процедура касалась только сферы судопроизводств, но впоследствии она вышла за ее рамки.

Преимущества и недостатки

Для работы по специальности не нужно иметь специального образования. Работник может переквалифицироваться с любой профессии. При этом он может посетить курсы или пройти самостоятельное обучение.

Профессиональная деятельность подразумевает умственный труд и не предполагает приложение физических усилий.

Для нее характерен творческий подход и спокойная обстановка на рабочем месте. Ввиду большого количества свободного времени после приведения документации в архиве в соответствие рекомендациям руководства, а также ее систематизации, специалист может параллельно заниматься другим видом деятельности по совмещению, что позволит увеличить величину заработной платы.

Работа архивариуса отлично подойдет для студентов, поскольку они могут быть наняты на работу не на полный рабочий день.

Если на преимущества профессии посмотреть с другого ракурса, то они преобразуются в ее недостатки. К ним относится тишина на рабочем месте и наличие много свободного времени. Следствием этого является небольшой уровень заработной платы.

В категорию недостатков можно еще отнести применяемые к специалисту врачебные противопоказания, работу в одиночестве и отсутствие карьерного роста. Немногие руководители субъектов хозяйствования создают отдельную штатную единицу архивариуса. Его обязанности часто совмещаются с другими специальностями, поэтому сложно найти вакантную должность. Стоит отметить, что считается, что эта специальность является одной из самых нудных.

Должностные обязанности архивариуса

Медицинского учреждения
Что должен знать специалист

Профессия архивариуса считается скучной работой. Она требует усидчивости человека и его умения скрупулезно выполнять свои обязанности. Специальность на первый взгляд кажется простой, однако работать по ней сможет не каждый. Претендент должен уметь обращаться с документами, а также владеть правилами их хранения и сроками, на протяжении которых они могут находиться в архиве. После их истечения в обязанности работника входит утилизация бумаг.

Читайте также:  Должностная инструкция кассира предприятия

Должностная инструкция архивариуса предприятия регламентирует ряд обязанностей специалиста, а также сферу его ответственности. Специалист должен получать, регистрировать документы, а также обеспечивать их архивное хранение. По требованию руководства, он должен уметь оперативно найти нужные бумаги и предоставить их.

В его обязанности также входит контроль возврата документации. Чтобы упростить процедуру мониторинга движения бумаг, рекомендуется вести их электронный учет, а в образец заявки на их выдачу рекомендуется включить раздел «срок возврата».

Личные и квалификационные качества

Специалист, отвечающий за сохранность и конфиденциальность базы данных должен уметь концентрироваться, а также быть терпеливым, старательным и бдительным. Для него должна быть характерна дисциплинированность и организованность. Архивариус должен:

  • владеть основами делопроизводства;
  • уметь правильно зарегистрировать документы;
  • владеть правилами ведения архива;
  • знать, как составить отчетность.

В обязанности специалиста входит прием, оформление, сохранность и утилизация документации. Для этого ему необходимо иметь навыки обращения с компьютерной техникой и техническими средствами. Поэтому он должен быть уверенным пользователем ПК и иметь опыт работы по специальности.

Обучение

Получение специальности архивариуса возможно в средних и высших заведениях. Длительность обучения зависит от выбранного курса и формы получения образования. Среднее время учебы составляет 4–5 лет. Допустима переквалификация работника с другой профессии, что возможно при наличии у него высшего образования.

Уровень оплаты труда

Образовательного учреждения
Из истории профессии

Заработная плата специалиста не отличается большими размерами, что является значительным минусом профессии. Ее размер определяется руководством компании в зависимости от объема документации, подлежащей хранению. Он также зависит от квалификации специалиста и его стажа работы, однако на практике эти факторы не сильно влияют на величину оплаты труда, средний размер которого едва дотягивает до отметки 25000 рублей.

Итоги

Основной задачей архивариуса является сохранение всей документации, а также ее систематизация, поддержание порядка хранения, контроль использования и возврата. Специалист занимается приемкой, регистрацией и выдачей бумаг, которые могут поступать из одной или нескольких организаций. На каждую из них он оформляет регистрационную карту и формирует банк данных. В его обязанности может быть вменена доставка документации, а также обеспечение правил пожарной безопасности внутри архивного учреждения.

Добавить комментарий