Присоединяйтесь к нашим
сообществам в социальных сетях
Задать вопрос юристу
Нуждаетесь в консультации специалиста?
Консультации юриста по России
8 800 551-61-44
Звонок по России бесплатный
8 499 677-48-27
По Москве и Московской области
8 812 243-11-61
По Санкт-Петербургу и области

Выявлена недостача денежных средств в кассе

Многие предприниматели и ООО работают с кассами, храня в них денежные средства, ценные бумаги, бланки строгой отчетности и другие ценные вещи. Иногда возникают такие ситуации, когда в случае инвентаризации или внеплановой проверки выявляется недостача денежных средств в кассе. В этой статье мы разберем, как следует действовать в подобных случаях и как именно исправлять допущенные ошибки.

Введение

Российское законодательство строго регулирует деятельность кассы и процедуру действий в случае обнаружения недостачи. Обычно она выявляется в конце рабочего дня, когда кассир пересчитывает наличные денежные средства и снимает Z-отчет. Данная процедура должна проводиться под руководством главы компании или главбуха, но не все придерживаются этого требования. Нормальным развитием ситуации считается, когда размер наличности, имеющейся в кассе, совпадает с Z-отчетностью. Если в отчете фигурирует одна сумма, а по факту она меньше, то это означает, что возникла недостача.

акт о недостаче денежных средств в кассе образец
Кассу необходимо регулярно проверять

Не всегда проблему находят в конце дня: все зависит от кассовой дисциплины, кассира и действующих в компании правил. Обнаружить ее можно и в течение рабочего дня, если у кассира возникли подозрения в ошибке. Для этого он может снять Зет-отчет в любое время дня и перепроверить денежные средства, причем как по одной кассе, так и по всему отделу.

Что делать при обнаружении недостачи

Правила регистрации недостачи регулирует Положение о ведении КО от 2011 года. Рассмотрим, какая последовательность действий проводится в подобных случаях. После обнаружения проблемы собирается комиссия и проводится инвентаризация. Примечательно, что в старой редакции Положения была информация о том, как это правильно делать и какие шаги производить. В новом Положении, вообще, нет никакой информации, что обусловлено уменьшением зарегулированности предпринимателей и предоставлением им определенных свобод в сфере управления своими деньгами.

В этой статье мы рассмотрим классический пример того, как действовать при обнаружении недостачи, а вы уже сами решите, стоит ли действовать по нему, или вы упростите процесс, чтобы снизить нагрузку. Итак, первым делом руководитель должен назначить инвентаризационную комиссию и утвердить ее состав. В нее входит сам руководитель, представитель бухгалтерии (обычно это главбух), и третье лицо (экономист, юрист или пр.).

Комиссия в присутствии кассира производит инвентаризацию кассы и вносит в соответствующие бланки количество денежных средств, материальных ценностей, ценных бумаг и пр. Затем производится сверка с кассовой книгой или другими документами, в результате чего подтверждается факт недостачи.

Внимание: согласно действующим правилам кассир заносит в книгу любые движения денежных средств, то есть вносит в нее все расходные и приходные ордера, связанные с выдачей или получением денег.

После этого комиссия заполняет акт о недостаче денежных средств в кассе (образец можно найти в интернете или в конце статьи). Он заполняется по форме ИНВ-15. Сначала его подписывает кассир, подтверждая, что необходимые документы были переданы в бухгалтерию, что имеющиеся денежные средства или оприходованы или переданы в расход. После этого в акт вносится сумма, которая находится в кассе по факту и сумма недостачи. Кассир (или другое лицо, его заменяющее) пишет объяснительную, называя причины, по которым возникла данная ситуация. Затем акт подписывается всеми членами комиссии, а руководитель вписывает в него свое решение касательно взыскания разницы и пр. Согласно Положению, необходимо оформить два акта:

  1. Первый образец передается в бухгалтерию, где на основании него вносят коррективы и высчитывают компенсацию с кассира.
  2. Второй образец передается кассиру в качестве доказательной базы и с целью ознакомления.

Если кассир не может дать комментарии по поводу недостачи средств в своей кассе, то комиссия составляет акт отказа от предоставления объяснений. В него вносятся данные о членах комиссии, данные о том, по какой причине проводилась проверка и указывается сумма недостачи. С данным документом кассира следует ознакомить под роспись. В случае если он не хочет подписывать бумагу, то это заносится в акт. Документ подписывают все члены комиссии.

выявлена недостача денежных средств в кассе
Ответственность за недостачу несет кассир

Как происходит взыскание

Давайте разберем, как руководитель может произвести процедуру взыскания с материально ответственного лица. При приеме на рабочее место компания подписывает с кассиром договор о полной матответственности. Это означает, что кассир становится материально ответственным лицом, то есть именно он отвечает за сохранность денег и прочих ценностей, хранящихся в кассе. Если что-то пропадает, то он должен возместить компании нанесенный ей ущерб в 100% размере. Но по факту руководитель может уменьшить сумму, если комиссия обнаружит, что вина кассира в пропаже несущественна.

Данная норма регулируется статьей 243 ТК РФ. В ней прописано, что нет разницы, куда на самом деле исчезли деньги: то ли их забрал себе кассир, то ли он просто допустил ошибку и выдал их другому сотруднику. Если это произошло, то в компании проводится внутреннее расследование и деньги возвращаются, но если они были переданы третьей стороне, например, покупателю, то кассиру придется возвращать свои средства. Как именно происходит взыскание и может ли бухгалтерия высчитывать определенный процент с зарплаты сотрудника? Здесь есть несколько нюансов. Без согласия материально ответственного лица можно взыскать с него сумму, равную месячному заработку. Рассмотрим, как, вообще, можно применить взыскания.

Малый размер недостачи

Если пропажа меньше, чем месячный заработок кассира, то глава компании издает распоряжение и кассир снимает с зарплаты нужную сумму. Согласие или подтверждение материально ответственного лица не требуется. Руководитель должен составить приказ о вычете заданной суммы с ЗП на протяжении 30 календарных дней с момента обнаружения комиссией недостачи.

Внимание: если размер удержания превышает 20% от размера ЗП, то платеж разбивается на несколько выплат. То есть недостачу разбивают на части, равные 20% от ЗП кассира, и вычитают их до тех пор, пока вся сумма не будет погашена.

Давайте разберем пример, чтобы вам все стало понятно. В компании «Белоснежка» работает кассир Ильясова И.Н, ее зарплата составляет 25 тысяч рублей. При проведении инвентаризации было обнаружено, что из кассы пропала сумма в 10 тысяч рублей и руководитель издает приказ о возмещении, поскольку Ильясова заключила официальный договор о полной матответственности. Считаем реальный размер зарплаты Ильясовой за минусом НДФЛ: 25000—(25000х0,13)=21750 рублей. Поскольку выплата не может быть больше 20%, то за месяц у Ильясовой могут изъять не более 4350 рублей. Соответственно, платеж разбивается на три раза. Первая и вторая зарплаты составят 17400, а третья 20450, после чего задолженность будет считаться погашенной.

бланк акта недостачи денежных средств в кассе
При выявлении недостачи проводится полная инвентаризация кассы

Нарушение срока подачи приказа

Рассмотрим другую ситуацию: пропажа была обнаружена, размер недостачи меньше размера ЗП, но руководитель не издал приказ на протяжении месяца. В этом случае кассир имеет право отказаться от возмещения на совершенно законных основаниях. Либо он может попросить бухгалтера, чтобы произошло списание средств с зарплаты (по схеме, указанной выше), или же просто погасить возникшую задолженность перед предприятием.

Одним словом, без приказа можно, вообще, не возмещать долг, а можно просто договориться, чтобы сумма была погашена на протяжении какого-то времени (вплоть до предоставления рассрочки на выплаты или уменьшения процента выплаты (например, не 20 а 10%). Если вы не издаете приказ, а договариваетесь с кассиром напрямую, то как-то фиксируйте договоренность документально. К примеру, пусть он составит письменное обязательство, в котором укажет точные суммы и сроки погашения возникшей задолженности. Если подобное обязательство будет, то с ним можно идти в суд. Если же его не оформить, то доказать что-то будет достаточно сложно.

Размер задолженности больше зарплаты

Следует изучить и третий вариант, при котором сумма потери больше, чем заработок кассира за месяц. В этом случае действуют те же правила: материально ответственное лицо может добровольно погасить долг из своих личных денег либо же работодатель обращается в суд с требованием компенсации на основе подписанного договора. Тут тоже возможен вариант со списанием части зарплаты, но по внутренним договоренностям. Если сумма больше ЗП, но при этом кассир показал себя ответственным человеком и полностью раскаивается в случившемся, то работодатель может простить задолженность полностью или хотя бы ее часть.

Давайте рассмотрим пример некасающийся кассы, а материально ответственного лица, которое еще не достигло совершеннолетия. К примеру, вы наняли курьера для того, чтобы доставлять пиццу. В конце рабочего дня на него напали и деньги отобрали. Можно ли в такой ситуации требовать компенсаций? Трудовое законодательство четко обозначает, что сотрудники, которым еще не исполнилось 18 лет, несут полную ответственность только в случае умышленных действий (или если эти действия были причинены в наркотическом/алкогольном опьянении). Если доказать умышленность действий курьера невозможно, то и компенсацию с него получить не удастся. Однако если он сам похитил деньги, то его можно привлечь к ответственности и потребовать возмещения в пределах месячной заработной платы.

Как учитывать потери

Напоследок рассмотрим, как правильно действовать бухгалтерии в связи с обнаружением проблемы. Так, бланк акта недостачи денежных средств в кассе после подписания комиссией и руководителем, а также вынесения определенной резолюции, передается в бухгалтерию. Она не может внести указанную сумму в расходы, поскольку на упрощенке действует статья 346.16 Налогового кодекса, которая не предусматривает расхода в виде недостачи. Что делать с этой суммой? Для предпринимателей и компаний, которые работают по упрощенной схеме, в базе налогообложения необходимо учитывать доход, полученный от реализации, а также доходы, которые получены вне основной деятельности. При этом в эти доходы входит денежные средства, полученные компанией в качестве возмещения ущерба.

акт о недостаче денежных средств в кассе образец
Компенсация проводится по договоренности или через суд

Получается, что после того, как ответственное лицо возмещает понесенный компанией урон, он вносится в доходы компании, полученные не от основной деятельности. Эти средства поступают в кассу или безналичным способом. Но здесь есть и другое мнение. Поскольку доход — это выгода компании, полученная в натуральной или денежной форме, то компенсацию нельзя назвать доходом, ведь выгоду организация не получает. Соответственно, вести учет этих средств и вписывать их в доходы не нужно.

Какую точку зрения выбрать? Проблема в том, что и первая, и вторая точка зрения верны, поскольку законодательство четко не отвечает на этот вопрос. Наиболее простой первый вариант. Вы просто вписываете компенсацию в доходы и платите с нее налоги, что, по сути, не является правильным. Наиболее правильный второй вариант, но при этом вам нужно будет доказать налоговикам свою точку зрения, а то и выступить в суде. В российской практике есть немало случаев обоснования, но часто суды отказываются признавать подобные действия, в результате чего предприниматель несет дополнительные расходы. В целом первый вариант в большинстве случаев предпочтителен.

Подытожим все вышесказанное. Итак, в случае подозрения на недостачу или просто по плану проводится инвентаризация. Если будут найдены расхождения с документальным значением денежных средств или ценных бумаг, то оформляется акт в двух экземплярах. По результатам проверки руководитель принимает решение: он может потребовать компенсацию с кассира или же простить недоработку, если ее размер незначителен. Если размер компенсации меньше ЗП кассира, то он выплачивает ее в несколько этапов.

Добавить комментарий