Правила оформления трудовых книжек

Любой человек в нашей стране, работая, как правило, имеет трудовую книжку. Туда вносятся записи о полученном образовании, местах работы и должностях. Обычно, на предприятиях запись в трудовой книжке при приёме на работу делают сотрудники отдела кадров или же директор, если отдел кадров отсутствует.

Устраиваясь на работу и заключая трудовой договор, любой человек сдаёт работодателю трудовую книжку (или заводит её, если это место работы первое), а забирает её только в день увольнения.

правила заполнения трудовых книжек

Существуют определённые правила заполнения трудовых книжек и законодательные нормы, в соответствии с которыми заполняется трудовая книга. Для того чтобы записи соответствовали им необходимо обладать определёнными знаниями, которые будут нелишними и для владельца трудовой книжки, чтобы удостовериться в правильности записей.

Существуют различные нюансы и моменты, которые требуют детального и индивидуального рассмотрения ситуации, но мы рассмотрим порядок заполнения трудовой книжки.

Внесение данных при приёме на работу

Вступление в должность нового сотрудника, сопровождается внесением записи в трудовую книжку, при этом очень важно не допускать ошибок, внеся данные в его документы. При допущении ошибок или невнимательности, работнику придётся менять трудовую книжку. Соответственно к подобным записям стоит подходить очень внимательно.

Давайте рассмотрим этот процесс более детально.

  1. Первое, что вы должны сделать, взяв трудовую книжку – это просмотреть с содержание титульного листа и внимательно проверить его на совпадение с паспортными данными сотрудника. Только после этой проверки можно приступать к заполнению бланка.
  2. Если данное место работы – первое для работника, то заполнение титульного листа его документа ложится на вас. В этом случае, вам необходимо внести его фамилию, имя, отчество (при наличии), дату рождения, данные о специальности и образовании в соответствующие места на титульном листе.
  3. Для выполнения следующего пункта вам потребуется трудовой договор, заключённый с сотрудником, и приказ по предприятию о приёме его на работу.
  4. Переходим непосредственно к записи. Сперва вам следует указать порядковый номер вносимой записи. Если вы самостоятельно заполняли титульный лист, то эта запись будет первой и будет иметь номер один. Если же есть предшествующие записи, то от них следует отступать одну строчку.
  5. В следующий столбец необходимо внести дату, она должна соответствовать дате, когда вы делаете запись. Естественно, что она должна быть после даты выхода приказа о приёме на работу этого человека либо совпадать с ней.
  6. Следующий столбец должен содержать запись о должности, которую будет занимать сотрудник и полное наименование предприятия, в котором он будет занимать должность.
  7. Далее, вам следует вписывать номер приказа и его дату.
  8. Теперь осталось поставить печать организации и подпись начальства.

Теперь, после внесения всех необходимых записей в трудовой книжке, работник официально вступил в должность и, за него необходимо отчислять все платежи.

Выше рассмотрен стандартный алгоритм записи. Но существуют некоторые нюансы и вопросы, которые возникают когда начинается оформление трудовой книжки, их мы коснёмся ниже.

Обязательно ли наличие печати?

Делая запись о приёме на работу в обязательном порядке необходимо поставить печать организации. Это будет гарантией того, что работник действительно работает в данной организации, а не сделал эту запись самостоятельно. А для работника такая печать будет являться гарантией его официального приёма на работу в соответствии с трудовым кодексом.

Нужно ли указывать заработную плату?

Согласно законодательству, в трудовой книжке не нужно указывать размер оклада и сумма заработной платы. Хотя указание подобных данных – довольно распространённая ошибка при заполнении трудовой книжки.

Какую дату следует указать?

Официальной датой приёма на работу считается дата, стоящая в трудовом договоре, который заключили работник и работодатель. Кроме того, датой может быть также день, когда трудовой договор вступает в силу.

Примеры внесения данных в трудовую

Ниже мы рассмотрим примеры внесения записей при принятии сотрудников на различные должности, совмещение и временную работу.

  1. Генеральный директор. Принимая на работу генерального директора, нужно знать, что основанием его вступлением в должность является отнюдь не приказ, а решение собрания акционеров. Дату же и должность прописывают так же, как у рядового сотрудника.

    трудовая книга

    Пример записи в трудовой книжке о приёме на работу генерального директора

  2. Принимая на работу водителя, вписание марки автомобиля, с помощью которого он будет выполнять свои служебные обязанности, является лишним. А вот тщательная проверка медицинской справки перед началом заполнения книжки – насущная необходимость.
  3. Временная работа. Многие заблуждаются, считая, что внесение данных о временной работе в документ не является необходимостью. Это неверно. Отсутствие сведений, пусть даже и о временной работе – это нарушение законодательства.
  4. Срочный трудовой договор. Если с работником заключён договор, который имеет срок действия, это должно быть отражено при внесении записи в трудовую книжку. Там должен быть указан срок истечения договора. Если по истечении срока действия предыдущего договора будет заключён новый, то соответствующую запись вносят в трудовую книжку.
  5. Перевод на новую должность или на новое место работы. При переводе работника внутри одной компании вносится стандартная запись, без указания наименования организации. Если же перевод осуществляется в другую организацию, то вносится стандартная запись о приёме на работу, но с указанием, что это перевод.
  6. Работа по совместительству. Такой вид работ предусматривает совмещение работником нескольких должностей. В таком случае запись выполняется стандартно, с указанием того, что работа является совместительством.

    порядок заполнения трудовой книжки

    Запись в трудовой книжке при работе по совместительству

  7. Приём сотрудников индивидуальным предпринимателем. Собственно делается стандартная запись, за исключением того, что вместо названия организации указывается наименование индивидуального предпринимателя.

Исправление ошибок, допущенных в трудовой книжке

Иногда по незнанию допускаются ошибки при внесении изменений, иногда даже зная, как вносить данные в трудовую книжку правильно, но приступая к делу без должного внимания, случаются ошибки.

Следует знать, что при внесении записей в трудовую книжку допускаются небольшие помарки, но ни в коем случае не допустимо применение таких средств, как корректор, резинка и тому подобное.

Поэтому, если уже допущена ошибка, не стоит пытаться скрыть этот факт. Следует как можно скорее уведомить об этом работодатели и самого работник, а потом приступить к правильному исправлению допущенной ошибки. Рассмотрим примеры типичных ошибок и их правильного исправления.

правила оформления трудовых книжек

  1. Неправильное внесение данных о дате приёма на работу. Если ошибка заключается в одной неверной цифре, то её можно исправить путём зачёркивания. Если же неправильно внесены две и более цифры, то необходимо заменить трудовую книжку. Возможен и более простой и быстрый вариант. Следующими данными, можно вписать, что предыдущая запись аннулирована и вписать правильную запись.
  2. Если требуется вообще отменить запись о приёме на работу, то достаточно внести следующую запись о том, что вышестоящая запись является ошибочной.

Выводы

Как видно из статьи правила оформления трудовых книжек не представляют особых сложностей. Внесение данных в трудовую книжку требует внимательности и сосредоточенности. Главное, в случае допущенных ошибок, не пытаться их скрыть, а честно уведомить начальство и самого работника и правильно их исправить.

Интересное по теме:

Оставить комментарий

16 + 16 =