Присоединяйтесь к нашим
сообществам в социальных сетях
Задать вопрос юристу
Нуждаетесь в консультации специалиста?
Консультации юриста по России
8 800 551-61-44
Звонок по России бесплатный
8 499 677-48-27
По Москве и Московской области
8 812 243-11-61
По Санкт-Петербургу и области

Книга регистрации приказов по кадрам: образец

На каждом предприятии ответственным за делопроизводство лицом ведется книга регистрации приказов. С ее помощью оптимизируется внутренний документооборот субъекта хозяйствования за счет систематизации всех данных. В книге в хронологическом порядке регистрируется вся распорядительная документация, что позволяет предупредить ее издание «задним числом». С ее помощью несложно отследить актуальные приказы по их краткому описанию в разделе содержания. Что это за книга, какая информация в ней должна быть отражена и какие требования к ее оформлению?

Книга приказов образец
Внешний вид журнала

Что нужно регистрировать в книге?

В регистрационной книге отражается документация по личному составу субъекта предпринимательства. К ней относится распорядительная документация, охватывающая вопросы:

  • приема на работу;
  • увольнения;
  • перевода;
  • предоставления времени отпуска;
  • премирования;
  • материальной помощи.

Для упрощения работы с документами может быть заведено несколько книг, количество и наименование которых работодатель определяет самостоятельно. На большом предприятии удобно распоряжения по каждой сфере деятельности фиксировать в отдельном журнале, чтобы не возникало путаницы. Такое решение упростит процесс систематизации бумаг и их поиска, при возникшей необходимости.

Требования к книге

Книга приказов, образец которой разрабатывается на каждом предприятии, состоит из стандартных колонок, в которых отражена информация, идентифицирующая внесенный в ее базу локальный акт. Рекомендуется предусмотреть в форме журнала дополнительные колонки для заполнения в них сведений в случае нестандартной ситуации. Закон не регламентирует форму документа, однако согласно здравому смыслу, в него необходимо внеси графы:

  • порядковый номер записи, присваиваемый каждому документу, необходимый для предупреждения регистрации бумаг предыдущим периодом;
  • номер документа;
  • дата подписания документации;
  • вид распорядительной документации;
  • краткое описание;
  • сведения о работниках, у которых возникло обязательство по изданному документу;
  • основание для создания документа;
  • характеристика работника, составившего приказ и принявшего на хранение.
Читайте также:  Образец акта возврата товара поставщику

Оптимизация деятельности

Для упрощения организации процесса документооборота, рекомендуется разработать соответствующую инструкцию по делопроизводству.

В локальном акте должен быть отражен порядок работы с документацией и номенклатура дел, а также образец книги приказов по личному составу. Рекомендуется также в него внести информацию о сроках хранения документа, а также о его дальнейшем движении в архив или на утилизацию.

Правила ведения журнала

Книга регистрации приказов
Образец заполнения журнала приказов по основной деятельности

Порядок оформления распорядительной документации, ее регистрации и хранения определяет руководитель субъекта предпринимательской деятельности. Его решение должно быть отражено в отдельном документе в виде Положения о внутреннем документообороте.

При оформлении приказов рекомендуется придерживаться хронологического порядка регистрации.

С целью упрощения поиска нужного документа и для предупреждения составления распорядительных документов задним числом, следует регистрировать документ очередным порядковым номером, которому соответствует дата его подписи руководителем. Номер документации может содержать не только цифровые, но и буквенные обозначения.

Присвоив каждому документу индивидуальный шифр, впоследствии будет несложно его найти. Для установления принадлежности документа к определенному подразделению, к сфере деятельности предприятия или по смысловому значению, рекомендуется использовать коды. Общепринятыми являются обозначения:

  • «В» — назначение или снятие денежных средств;
  • «О» — предоставление оплачиваемого, неоплачиваемого или декретного отпусков;
  • «КМ» — командирование работников;
  • «К» — документация по кадрам;
  • «ЛС»- распорядительная документация, охватывающая сферу личного состава.

Руководитель может применить свои кодовые интерпретации каждого вида документов. В правовых актах они не регламентированы. Отсутствует также унифицированная форма журнала, поэтому на каждом предприятии разрабатывается свой образец книги приказов по кадрам, который является приложением в Положении о внутреннем документообороте. Готовый документ также можно найти в продаже в специализированных магазинах.

Образец книги приказов по личному составу
Как правильно заполнять журнал приказов

Перед началом ведения книги, необходимо пронумеровать все листы и прошнуровать их, а на обороте документа скрепить печатью и заверить подписью лица, уполномоченного к таким действиям. На сшиве обязательно должна быть указана информация о том, сколько листов в документе скрепляется, а также характеристики подписанта и дата, в которую был оформлен документ. После его такого оформления запрещено добавлять или врывать листы.

Читайте также:  Как узнать ОГРНИП индивидуального предпринимателя по ИНН

За правильность ведения книги регистрации несет ответственность секретарь или кадровый работник. Обязательства по оформлению и ведения документооборота обычно возлагаются руководителем на уполномоченного к таким действиям работника распоряжением по предприятию.

Электронный журнал

На крупных предприятиях с большим документооборотом, регистрацию внутренней документации проще вести в электронном виде.

Для этого можно воспользоваться бухгалтерской программой 1С или функционалом электронных таблиц офисных программ, к примеру, таких, как Excel. В специализированной программе заполнение таблицы проводится в автоматическом режиме.

Образец книги приказов по кадрам
Внесение данных в журнал

В офисной программе все данные придется вносить вручную, однако в ее функционале также предусмотрены опции для облегчения работы ответственного лица. При наличии квалифицированной электронной подписи, все документы можно ею визировать и хранить в электронном архиве. При ее отсутствии придется распечатывать документы, визировать их подписью руководителя, заверять ее печатью и отправлять их в архив.

Итоги

Управленческая деятельность субъекта предпринимательства невозможна без распоряжений руководства. Для их систематизации и оптимизации сферы делопроизводства актуально ведение книги учета. Она может быть оформлена в бумажном или электронном виде. В ней фиксируются номер и дата регистрации документа, его характеристика и характеристика специалиста, ответственного за его оформление. При компетентном заполнении журнала несложно оперативно найти нужную документацию.

Добавить комментарий